Contents
- Kapittel 1 Generelle bestemmelser
- Kapittel 2 Spesialisthelsetjenestens plikt til å avlevere pasientarkiv til Norsk helsearkiv
- Kapittel 3 Bevarings- og kassasjonsplaner
- Kapittel 4 Gjennomføring av avlevering og kassasjon1 change
- Kapittel 5 Behandling av avlevert arkivmateriale i Norsk helsearkiv og Helsearkivregisteret1 change
- Kapittel 6 Tilgjengeliggjøring av opplysninger10 changes
- Kapittel 7 Avsluttende bestemmelser
Kapittel 1 · Generelle bestemmelser
§ 1Etablering av Helsearkivregisteret#
Forskriften etablerer Helsearkivregisteret i Norsk helsearkiv. Registeret består av materiale som er avlevert til Norsk helsearkiv og av bestandsopplysninger om dette.
§ 2Formål#
Formålet med Helsearkivregisteret er åa. motta og sikre pasientarkiv fra spesialisthelsetjenesten ogb. gjøre helseopplysninger i arkivet tilgjengelig for forskere og pårørende i samsvar med gjeldende bestemmelser om taushetsplikt.
§ 3Opplysninger i Helsearkivregisteret#
Helsearkivregisteret inneholder opplysninger om avdøde pasienter som har mottatt helsehjelp fra spesialisthelsetjenesten, uavhengig av pasientens nasjonalitet på tidspunktet da helsehjelpen ble gitt.
§ 4Grunnleggende bestandsopplysninger#
Norsk helsearkiv skal føre register over arkivbestand og tilvekst i Helsearkivregisteret. Følgende opplysninger om mottatt pasientarkivmateriale skal registreres:a. navnet på virksomheten som har gitt helsehjelpen, og eventuell avdeling, post eller tilsvarendeb. opplysninger om det avleverte arkivets omfang, inndeling i arkivstykker mv. ogc. henvisning til hvor arkivet er oppstilt eller lagret.Bestandsopplysninger som registreres etter første ledd skal ikke inneholde opplysninger eller beskrivelser som kan identifisere enkeltpersoner. Opplysningene kan sammenstilles med andre depotinstitusjoners bestandsregistre, og publiseres åpent.
Kapittel 2 · Spesialisthelsetjenestens plikt til å avlevere pasientarkiv til Norsk helsearkiv
§ 7Avlevering av fysisk pasientarkivmateriale fra navngitte virksomheter#
Virksomheter i spesialisthelsetjenesten som er ansvarlig for det aktuelle pasientarkivet skal avlevere alt fysisk pasientarkivmateriale fra tidligere, og nåværendea. Odda sjukehusb. Radiumhospitaletc. Kirkenes sykehusd. Aker sykehuse. Stavanger universitetssykehusf. Sentralsykehuset i Telemarkg. Universitetssykehuset Nord-Norgeh. Brøset sykehus, inkludert tidligere Reitgjerdet og Kriminalasyleti. Valen sjukehusj. De tidligere statsasylene (Gaustad, Rotvoll, Eg, Rønvik)k. De psykiatriske avdelingene ved Ullevål sykehusl. Sikkerhetsavdelingen ved Dikemark sykehusm. Sikkerhetsavdelingen ved Sandviken sykehus.
§ 8Avlevering av fysisk pasientarkivmateriale fra virksomheter som yter eller har ytet nasjonale eller flerregionale behandlingstjenester#
Virksomheter i spesialisthelsetjenesten som yter eller tidligere har ytet nasjonale eller flerregionale behandlingstjenester, skal avlevere alt materiale fra fysiske pasientarkiv som er skapt som ledd i denne tjenesten. Dersom tjenesten er integrert i en avdeling eller annen større del av virksomheten, kan virksomheten velge å avlevere alt materiale fra den arkivdelen som tjenesten inngår i.
§ 9Avlevering av alt fysisk pasientarkivmateriale fra eldre pasientjournaler#
Alle virksomheter i spesialisthelsetjenesten skal avlevere alle fysiske pasientjournaler for pasienter som døde før 1. januar 1950 i sin helhet.
§ 10Avlevering av øvrig fysisk pasientarkivmateriale#
Alle virksomheter i spesialisthelsetjenesten skal fra fysisk pasientarkiv avlevere:a. legejournaler og epikriser,b. korrespondanse som er lett tilgjengelig innenfor den enkelte journal ogc. dokumentasjon av vedtak om bruk av tvang.Arkivskaper og Norsk helsearkiv kan inngå avtale om at også øvrige deler av pasientarkivmaterialet skal avleveres, dersom dette har lite omfang eller vil være uforholdsmessig krevende å fjerne fra det materialet som skal avleveres.Når fysisk pasientarkivmateriale etterdigitaliseres, jf. § 21, skal også histopatologiske remisser og histologiske og cytologiske prøvesvar avleveres.Pasientarkivmateriale som ikke skal avleveres i medhold av første til tredje ledd, kan kasseres før avlevering.
§ 11Avlevering av informasjon fra elektroniske pasientjournaler#
Alle virksomheter i spesialisthelsetjenesten skal avlevere opplysninger fra elektroniske pasientjournaler, jf. helsepersonelloven § 39 og § 40. Opplysningene skal avleveres i form av digitale uttrekk etter format og struktur som fastsettes av Riksarkivaren i samråd med Helsedirektoratet.Pasientidentifikasjon og all informasjon som kan representeres som tekst, inkludert koder, tall og målte verdier mv., skal inngå i avleveringen. Videre skal dokumenter som arkivskaper har digitalisert, som en del av den løpende journalføringen eller på et senere tidspunkt, inngå i avleveringen. Øvrig elektronisk arkivmateriale kan kasseres dersom det ikke er besluttet avlevert etter § 14.Riksarkivaren kan bestemme at kodeverk og eventuelt annet materiale som er referert i et arkivuttrekk, skal medfølge uttrekket. Dersom dokumentasjon av kodeverket eller annet referert materiale ikke er tilgjengelig eller tilstrekkelig pålitelig, kan dokumentasjonen erstattes med den forklarende teksten som var tilgjengelig ved daglig bruk av journalen.Der samme pasientopplysninger er lagret i mer enn ett av de systemer arkivskaper benytter, kan arkivskaper bestemme hvilket av systemene opplysningene skal avleveres fra.
§ 12Avleveringsplikt for private virksomheter i spesialisthelsetjenesten#
Private virksomheter i spesialisthelsetjenesten skal avlevere pasientarkivmateriale i samsvar med § 8 til § 11 og kapittel 4.Avleveringsplikten etter første ledd gjelder ikke privatpraktiserende spesialister, som kan kassere pasientarkivmaterialet etter tidspunktet for avlevering eller kassasjon i § 17, jf. § 19. Dersom materialet anses som særskilt viktig å bevare for ettertiden, kan Riksarkivaren beslutte avlevering etter § 14.
Kapittel 3 · Bevarings- og kassasjonsplaner
§ 15Plikt til å utarbeide bevarings- og kassasjonsplan#
Virksomheter i spesialisthelsetjenesten skal utarbeide bevarings- og kassasjonsplaner. Den enkelte bevarings- og kassasjonsplan kan omfatte hele eller deler av virksomheten. Planene skal holdes løpende oppdatert.Bevarings- og kassasjonsplanen skal angi:a. navn på arkivskaper, og eventuelle tidligere navn på arkivskaper dersom et arkiv er videreført fra en tidligere virksomhet,b. om arkivet eller deler av arkivet er digitalt, papirbasert, filmbasert eller lagret på andre fysiske medier,c. primært ordningsprinsipp, og hvordan pasienter, saker eller episoder mv. identifiseres og gjenfinnes ogd. tidspunkt for når virksomheten antar at hvert arkiv eller hver del av arkiv kan være klart for avlevering eller kassasjon, jf. § 17 til § 19.Tidspunkter angitt i bevarings- og kassasjonsplanen skal brukes til planleggingsformål. Bindende avleveringstidspunkter skal fremgå av avleveringsavtaler etter § 22.
Kapittel 4 · Gjennomføring av avlevering og kassasjon
§ 17Tidspunkt for avlevering av pasientarkivmateriale#
Avlevering av pasientarkivmateriale skal gjennomføres etter at arkivskaper ikke lenger har behov for pasientjournalene, tidligst ti år etter pasientens død. Tidligere avlevering kan likevel avtales etter § 18.
§ 18Tidligere avlevering av fysisk pasientarkivmateriale#
Dersom virksomhetens fysiske pasientjournalarkiver er ordnet slik at journalene for døde pasienter blir skilt ut fra de aktive journalene på et tidligere tidspunkt enn ti år etter pasientens død, kan det inngås avtale med Norsk helsearkiv om tidligere avlevering av dette materialet.
§ 19Inaktive pasientjournaler der pasientens dødsår ikke er kjent#
Dersom det er uforholdsmessig krevende å skaffe informasjon om året en pasient døde, kan virksomheten skille ut inaktive pasientjournaler for avlevering eller kassasjon når:a. pasienten er født for minst 110 år siden, og det ikke er ført noe inn i journalen i løpet av de siste 10 årene,b. pasientens fødselsår er ukjent, og det er ikke ført noe inn i journalen i løpet av de siste 60 årene ellerc. særlige forhold tilsier svært høy sannsynlighet for at pasienten har vært død i minst 10 år.
§ 20Arkivbegrensning#
Før avlevering av pasientjournalarkiver skal det gjennomføres arkivbegrensning. Materiale som ikke er arkivverdig skal skilles ut og kan makuleres eller slettes, jf. forskrift 15. desember 2017 nr. 2105 om offentlege arkiv § 14.
§ 21Digitalisering og kassasjon#
Når dokumenter er digitalisert og arkivert i en elektronisk pasientjournal, jf. helsepersonelloven § 39 og § 40, kan de fysiske originaldokumentene kasseres.Virksomheter som skal avlevere fysisk pasientarkivmateriale i sin helhet etter bestemmelsene i § 7 til § 9 kan ikke kassere originalmaterialet selv om dette er digitalisert, hvis ikke Riksarkivaren har fattet vedtak om kassasjon.Virksomheten skal fastsette og følge egne retningslinjer som beskriver hva som skal digitaliseres og hvordan digitaliseringen skal gjennomføres. Før originalmaterialet kasseres, skal kvaliteten på resultatet av digitaliseringen kontrolleres. Minstekrav til kvalitetskontrollen er stikkprøver av materialets kompletthet og lesbarhet, og at det kan finnes frem i materialet ved bruk av et elektronisk pasientjournalsystem.Etterdigitalisert pasientarkivmateriale skal tilfredsstille de krav til formater og kvalitet som Riksarkivaren fastsetter.
§ 22Avtale om avlevering#
Virksomheter som skal avlevere pasientarkivmateriale, skal inngå avtale med Norsk helsearkiv om levering av materialet. Avtalen skal inneholde opplysninger om avleveringstidspunkt, arkivmaterialets omfang og type, ordningsprinsipp og avleveringsmåte. For fysisk pasientarkiv skal materialets tilstand beskrives.
§ 23Avleveringsliste ved avlevering av fysisk pasientarkivmateriale#
Avleverende virksomhet skal utarbeide en avleveringsliste, som er en fullstendig fortegnelse over det fysiske arkivmaterialet som avleveringen omfatter. Avleveringslisten skal leveres i digital form og inneholde oversikt over hva som avleveres og hvordan dette er ordnet.Avleveringslisten skal inneholde følgende opplysningstyper om hver enkelt pasientjournal:a. pasientidentifiserende opplysninger; fødselsnummer eller annet entydig identifikasjonsnummer, navn, fødselsdato, eventuelle virksomhetsinterne pasientnummer eller hjelpenummer mv.,b. diagnoser som fremgår av journalens omslag eller av en diagnoseoversikt,c. dødsår, dersom dette fremgår av journalen ogd. første og siste året for innleggelse eller konsultasjon.Avleveringslisten skal inneholde følgende supplerende opplysninger om hver enkelt pasientjournal, dersom de kan hentes fra virksomhetens pasientadministrative systemer eller annen elektronisk registratur:a. type helsehjelp eller prosedyre,b. alle innleggelsesperioder eller konsultasjonsdatoer,c. adresse eller bostedskommune ved hver innleggelse eller konsultasjon, ogd. henvisninger mellom pasientarkiv og relevante administrative saker i sakarkiv.
§ 24Digital avlevering#
Ved avlevering av digitalt pasientarkivmateriale skal uttrekk av arkivdata i samsvar med § 11 benyttes. Som grunnlag for kvitteringer og avviksmeldinger, skal uttrekket inneholde strukturert elektronisk avleveringsliste, tilsvarende avleveringsliste for fysiske avleveringer etter § 23.Overføring av data fra avleverende virksomhet til Norsk helsearkiv, og retur av kvitteringsmelding og eventuelle avviksmeldinger, skal foregå elektronisk og innenfor de rammer som er etablert for elektronisk kommunikasjon i helse- og omsorgstjenesten. Dersom avleverende virksomhet ikke er i stand til å overføre data elektronisk innenfor dette rammeverket, kan det avtales særskilt at det digitale uttrekket skal avleveres til Norsk helsearkiv på et fysisk lagringsmedium.Elektronisk pasientarkivmateriale som er avlevert til Norsk helsearkiv kan kasseres etter at Norsk helsearkiv har kvittert for at avleveringen er mottatt og akseptert.
Kapittel 5 · Behandling av avlevert arkivmateriale i Norsk helsearkiv og Helsearkivregisteret
§ 27Digitalisering av mottatt fysisk arkivmateriale#
Norsk helsearkiv skal så langt mulig digitalisere mottatt fysisk pasientarkivmateriale.Pasientarkivmateriale som digitaliseres etter avlevering, skal være i overensstemmelse med format- og kvalitetskrav som Riksarkivaren fastsetter. Eldre pasientarkiv, jf. § 9, skal bevares i sin originale form etter en eventuell digitalisering. Riksarkivaren kan beslutte at eldre originalmateriale i konkrete tilfeller likevel skal kasseres etter digitalisering, dersom materialet er skadet og restaurering av materialet vil være uforholdsmessig kostbart.Når annet pasientarkivmateriale digitaliseres etter avlevering, skal originalmaterialet normalt kasseres. Riksarkivaren kan likevel beslutte at originalmaterialet skal bevares etter digitalisering.
§ 28Langtidsbevaring#
Norsk helsearkiv skal sørge for pålitelig langtidsbevaring av avleverte arkiver.Både digitalisert materiale og digitalt skapte arkiver kan overføres til og tilpasses nye lagringsmedier eller lagringsformater når det er hensiktsmessig ut fra formålet i § 2.
§ 29Kvalitetskontroll av bestandsopplysninger i Helsearkivregisteret#
Norsk helsearkiv skal arbeide systematisk med å forbedre og komplettere bestandsopplysningene i Helsearkivregisteret. Som ledd i kvalitetskontrollen, kan det gjøres rutinemessige samkjøringer mot Folkeregisteret, Dødsårsaksregisteret og Norsk pasientregister.
§ 30Taushetsplikt#
Enhver som behandler helseopplysninger etter denne forskriften, har taushetsplikt etter helsepersonelloven § 21 flg.
Kapittel 6 · Tilgjengeliggjøring av opplysninger
§ 31Tilgjengeliggjøring og annen behandling av helseopplysninger#
Helseopplysninger i Helsearkivregisteret skal behandles i samsvar med personvernforordningen, personopplysningsloven og de alminnelige vilkårene i helseregisterloven § 6 og reglene om taushetsplikt i helseregisterloven § 17, jf. helsepersonelloven §§ 21 flg.Søknad om tilgjengeliggjøring av helseopplysninger til pasientens pårørende avgjøres av Norsk helsearkiv.Ved tilgjengeliggjøring og sammenstilling av opplysninger i registeret gjelder i tillegg helseregisterloven § 19 til § 19h. Det skal vurderes om pårørende først skal informeres og gis adgang til å motsette seg at opplysninger tilgjengeliggjøres med direkte personidentifiserende kjennetegn, jf. helseregisterloven § 19a andre ledd andre punktum. Norsk helsearkiv kan fastsette nærmere formkrav for søknad om tilgjengeliggjøring av opplysninger.
§ 32Sikkerhets- og forsvarlighetskrav ved tilgjengeliggjøring#
Norsk helsearkiv skal sikre at pasientarkivmateriale tilgjengeliggjøres på en slik måte at materialet ikke skades eller utsettes for uforsvarlig slitasje.Norsk helsearkiv skal forvisse seg om at utlevering eller tilgjengeliggjøring på annen måte av kopier og digitale uttrekk skjer til rett mottaker.
§ 33Oversikt over tilgjengeliggjøring#
Norsk helsearkiv skal føre oversikt over tilgjengeliggjøring fra Helsearkivregisteret. Oversikten skal omfatte opplysninger om:a. hvem som har fått opplysningeneb. hva som er det rettslige grunnlaget for mottakerens bruk av opplysningenec. utvalgskriteriene eller referanser til det arkivmateriale de tilgjengeliggjorte opplysningene er hentet frad. eventuelle vilkår fastsatt etter helseregisterloven § 19a fjerde ledd.
Kapittel 7 · Avsluttende bestemmelser
Contains data from Lovdata (lovdata.no) under the Norwegian Licence for Open Government Data (NLOD) 2.0.