1De AP wijst één of meer functionarissen verschoningsrecht aan die toezien op het recht op geprivilegieerde correspondentie met een verschoningsgerechtigde/advocaat. De functionaris verschoningsrecht mag niet werkzaam zijn bij de AP en geen deel uitmaken van de organisatie van de AP.
2Een functionaris verschoningsrecht voert de hem in deze werkwijze toegekende taken onafhankelijk uit en legt over deze werkzaamheden, zonder in te gaan op inhoudelijke afwegingen, rechtstreeks verantwoording af aan het bestuur van de AP.
3Een functionaris verschoningsrecht mag niet betrokken zijn of worden bij een onderzoek in welk verband hij gegevens heeft beoordeeld, noch bij een ander onderzoek waarvoor (een deel van) de gegevens uit het eerstbedoelde onderzoek worden gebruikt. Evenmin zal de functionaris verschoningsrecht betrokken worden bij een procedure volgend op het onderzoek als bedoeld in de vorige volzin. Hij betracht strikte geheimhouding.
4De AP wijst ten minste één geheimhoudersmedewerker aan die de functionaris verschoningsrecht kan bijstaan bij alle hem in deze werkwijze opgedragen werkzaamheden, waaronder de beoordeling van als geprivilegieerd geclaimde of mogelijk geprivilegieerde gegevens. Het derde lid is op geheimhoudersmedewerker van overeenkomstige toepassing.
5De geheimhoudersmedewerker werkt uitsluitend in opdracht en onder verantwoordelijkheid van de functionaris verschoningsrecht en ontvangt ter zake geen instructies van anderen binnen de AP. Hij betracht strikte geheimhouding.
6De wijze waarop de beoordeling en schoning van als geprivilegieerd geclaimde of mogelijk geprivilegieerde gegevens is georganiseerd en uitgevoerd in het desbetreffende onderzoek, wordt vastgelegd in een door of namens de functionaris verschoningsrecht opgesteld schriftelijk verslag.
Artikel 3Het inzien en/of vorderen in aanwezigheid van het onderzoekssubject#
1De toezichthoudend ambtenaar stelt het onderzoekssubject in de gelegenheid kenbaar te maken dat er een concreet redelijk vermoeden is dat er geprivilegieerd materiaal kan worden aangetroffen.
2Indien het onderzoekssubject voldoende gemotiveerd aanleiding geeft tot zo’n concreet redelijk vermoeden kan de toezichthoudend ambtenaar afzien van het inzien dan wel het vorderen van de betreffende gegevens. Mocht de toezichthoudend ambtenaar aanleiding zien om de gegevens te vorderen, dan dient de functionaris verschoningsrecht eerst het geprivilegieerde karakter te toetsen van de gegevens die het onderzoekssubject als zodanig heeft geclaimd en dient de procedure uit artikel 5 van deze werkwijze te worden doorlopen. Afhankelijk van de uitkomst van die procedure mag de toezichthoudend ambtenaar de gegevens al dan niet inzien.
3Indien het onderzoekssubject aangeeft dat er geen concreet redelijk vermoeden is als bedoeld in het eerste lid kan de toezichthoudend ambtenaar de gegevens zonder tussenkomst van de functionaris verschoningsrecht inzien en/of vorderen.
4In het geval dat een toezichthoudend ambtenaar na het doorlopen van de leden 1 en 2 van dit artikel, of indien er sprake is van een situatie als bedoeld in lid 3, desondanks mogelijk geprivilegieerde gegevens aantreft in het materiaal dat niet als zodanig door het onderzoekssubject is geclaimd, legt hij deze gegevens terzijde en legt hij deze gegevens ter beoordeling voor aan de functionaris verschoningsrecht.
In het geval van een schriftelijk verzoek om gegevens op grond van de artikelen 5:16, 5:17 van de Awb juncto artikel 5:20 Awb of artikel 58, eerste lid, juncto artikel 31 AVG kan het onderzoekssubject alvorens de gevorderde of verzochte gegevens aan de toezichthoudend ambtenaar te verstrekken aan de functionaris verschoningsrecht verzoeken het geprivilegieerde karakter van deze gegevens te toetsen. De procedure van artikel 5 van deze werkwijze is vervolgens van toepassing
1De functionaris verschoningsrecht toetst, in het licht van de door het onderzoekssubject aangedragen toelichting, of de door hem geclaimde gegevens geprivilegieerd zijn. De functionaris verschoningsrecht kan aan het onderzoekssubject om een nadere toelichting vragen.
2In het geval dat de functionaris verschoningsrecht bij toetsing in de aanwezigheid van het onderzoekssubject van mening is dat de claim van gegevens terecht is, deelt hij dit mee aan het onderzoekssubject en toezichthoudend ambtenaar die betrokken is bij het onderzoek. In dat geval dient de toezichthoudend ambtenaar af te zien van het inzien dan wel het vorderen van de betreffende gegevens.
3In het geval de functionaris verschoningsrecht bij toetsing in de aanwezigheid van het onderzoekssubject van mening is dat de claim van geprivilegieerde gegevens op het eerste gezicht niet terecht lijkt, worden de betreffende digitale gegevens en de gegevens waarvan zij onderdeel uitmaken na vordering veiliggesteld door de forensisch IT-medewerker in een beveiligde en afgeschermde omgeving. In het geval van analoge documenten neemt de functionaris verschoningsrecht een afschrift mee in een gesloten envelop.
4Indien de toetsing niet in de aanwezigheid van het onderzoekssubject kan plaatsvinden, worden de gevorderde digitale gegevens veiliggesteld door een forensisch IT-medewerker. De forensisch IT-medewerker slaat tijdens het onderzoek ter plaatse de veiliggestelde dataset op in een beveiligde en afgeschermde omgeving, zodat de toezichthoudend ambtenaar geen toegang kan hebben tot die data. Het onderzoekssubject krijgt de mogelijkheid om schriftelijk aan te geven welke gegevens uit de veiliggestelde dataset geprivilegieerde gegevens bevat. In het geval van toetsing van gevorderde analoge gegevens kan een afschrift van het document in een gesloten envelop door het onderzoekssubject aan de functionaris verschoningsrecht worden overhandigd.
5De functionaris verschoningsrecht maakt in een afgesloten ruimte een eerste beoordeling van de geclaimde geprivilegieerde gegevens. In deze eerste beoordeling merkt de functionaris verschoningsrecht de door hem/haar als geprivilegieerde beoordeelde gegevens aan als LPP toegewezen. In het geval dat de functionaris verschoningsrecht van oordeel is dat de claim niet terecht is, markeert hij die gegevens als LPP voorlopig (deels) afgewezen.
6De functionaris verschoningsrecht stelt het onderzoekssubject schriftelijk in kennis van zijn eerste beoordeling en stelt daarbij het onderzoekssubject in de gelegenheid zijn standpunt schriftelijk nader toe te lichten. De functionaris geeft hiervoor een termijn van vijf werkdagen na dagtekening van de brief waarin schriftelijk is kennisgegeven van de beoordeling.
7De functionaris verschoningsrecht maakt vervolgens zijn definitieve beoordeling. Blijft de functionaris verschoningsrecht ook na deze nadere toelichting van oordeel dat de claim niet terecht is, dan markeert hij deze gegevens als LPP afgewezen. De gegevens waarvan de functionaris verschoningsrecht van oordeel is dat de claim terecht is, worden gemarkeerd als LPP toegewezen.
8Hij stelt het onderzoekssubject hiervan schriftelijk en gemotiveerd in kennis. In deze kennisgeving deelt de functionaris verschoningsrecht mee aan het onderzoekssubject dat hij de gegevens die zijn gemarkeerd als LPP afgewezen na verloop van tien werkdagen aan de toezichthoudend ambtenaar zal verstrekken. Na het verloop van deze termijn worden deze gegevens verstrekt aan de toezichthoudend ambtenaar, mits het onderzoekssubject in deze termijn geen procedure aanhangig heeft gemaakt om verstrekking van de gegevens te voorkomen. Indien het onderzoekssubject daarmee (schriftelijk) instemt, kunnen de betreffende gegevens eerder aan de toezichthoudend ambtenaar die bij het onderzoek betrokken is worden overgedragen.
Artikel 6Het (her)gebruik, de externe verstrekking van gegevens en het bewaren van de correspondentie#
1De gegevens waarvan de claims door de functionaris verschoningsrecht zijn gehonoreerd, worden niet overgedragen aan de binnen-de-reikwijdte-dataset en onderzoeksdataset.
2De functionaris verschoningsrecht vernietigt de gegevens waarvan de claims door de functionaris verschoningsrecht zijn gehonoreerd.
3De geprivilegieerde gegevens en de correspondentie uitgewisseld tussen het onderzoekssubject en de functionaris verschoningsrecht worden niet hergebruikt voor enig ander doel noch extern verstrekt aan een ander dan het onderzoekssubject.
4De functionaris verschoningsrecht vernietigt de tussen hem en het onderzoekssubject uitgewisselde correspondentie. De vernietiging van de tussen hem en het onderzoekssubject uitgewisselde correspondentie loopt uiterlijk gelijk met de bewaartermijn als beschreven in artikel 2.6 van de Werkwijze Autoriteit Persoonsgegevens voor onderzoek in digitale gegevens 2026.
Vanaf het moment dat het onderzoekssubject heeft aangegeven welke gegevens geprivilegieerde correspondentie betreffen, worden de ondersteunende IT-werkzaamheden betreffende deze gegevens uitsluitend uitgevoerd door een forensisch IT-medewerker die niet is betrokken en niet zal worden betrokken bij het betreffende onderzoek, noch bij een ander onderzoek waarvoor (een deel van) de gegevens uit het eerstbedoelde onderzoek worden gebruikt. Hij betracht strikte geheimhouding.