persoon die ten tijde van de gedraging, waarover wordt geklaagd, werkzaam was onder verantwoordelijkheid van de minister;
c.beklaagde:
bestuursorgaan of functionaris tegen wie de klacht is gericht;
d.bestuursorgaan:
de Minister en Staatssecretaris van Defensie alsmede de commandanten, als bedoeld onder u.;
e.klacht:
uiting van ongenoegen over de wijze waarop een bestuursorgaan dan wel een functionaris zich heeft gedragen;
f.klacht inzake een niet behoorlijke gedraging:
uiting van ongenoegen over een gedraging van een bestuursorgaan of een functionaris, die in strijd wordt geacht met een of meerdere normen van behoorlijk overheidsoptreden zoals beschreven in de 'Behoorlijkheidswijzer’ van de Nationale ombudsman;
g.klacht inzake ongewenst gedrag:
klacht van een functionaris over zelf ondervonden ongewenst gedrag van een andere functionaris dat verband houdt met het verrichten van arbeid en dat ziet op intimidatie, seksuele intimidatie, agressie, geweld, stalking, pesten, treiteren, discriminatie en/of kwaadspreken;
h.intimidatie:
opzettelijk verbaal en/of non-verbaal overschrijden van grenzen, regels of waarden ten koste van een persoon, waarbij:
a.onderwerping aan dit gedrag (expliciet of impliciet) gehanteerd wordt als voorwaarde of als basis voor beslissingen over de functionaris of;
b.onderwerping aan dit gedrag het werk, de prestatie of de positie van de functionaris redelijkerwijs aantast of heeft aangetast of;
c,dit gedrag de werkomgeving bedreigend, vijandig of onaangenaam maakt;
i.seksuele intimidatie:
ongewenste seksuele toenadering, verzoeken om seksuele gunsten, of ander verbaal, non-verbaal of fysiek gedrag van seksuele aard op het werk of in werkgerelateerde omstandigheden;
j.fysieke agressie en geweld:
in een werk gerelateerde situatie een of meerdere personen gewelddadig benaderen en/of het daarbij vernielen van eigendommen. Omvat onder andere (fysiek) lastig vallen/bedreigen, slaan, aanvallen, schoppen en spugen;
k.verbale en/of non-verbale agressie en geweld:
het opzettelijk verbaal en/of non-verbaal overschrijden van grenzen, regels of waarden ten koste van een persoon. Omvat onder andere schelden en bedreigen;
l.stalking:
het, al dan niet door middel van communicatiemiddelen, bij voortduring bespieden, besluipen, achtervolgen, vrees aanjagen of lastigvallen;
m.discriminatie:
elke vorm van onderscheid, elke uitsluiting, beperking of voorkeur, die ten doel heeft of ten gevolge kan hebben dat de erkenning, het genot of de uitoefening op voet van gelijkheid van de rechten van de mens en de fundamentele vrijheden op politiek, economisch, sociaal of cultureel terrein of op andere terreinen van het maatschappelijk leven, wordt teniet gedaan of aangetast;
n.pesten en/of treiteren:
alle vormen van kwetsend en/of vernederend gedrag met een structureel karakter, van een of meerdere functionarissen gericht tegen een (groep van) functionaris(sen);
o.kwaadspreken:
in een kwaad daglicht stellen, waarbij het gestelde (gedeeltelijk) waar of onwaar kan zijn;
p.registratiesysteem voor meldingen van vermoedens van integriteitsschendingen, misstanden en klachten (registratiesysteem):
het systeem waarin (schriftelijke) klachten worden geregistreerd;
q.Minister:
Minister van Defensie;
r.Secretaris-Generaal (SG):
Secretaris-Generaal van Defensie;
s.defensieonderdeel:
onderdeel van het Ministerie van Defensie als bedoeld in het ‘Algemeen organisatiebesluit Defensie 2021’;
thoofd defensieonderdeel:
degene die belast is met de leiding van een defensieonderdeel conform het ‘Algemeen organisatiebesluit Defensie 2021’;
u.commandant:
commandant als bedoeld in ‘artikel 2 van het Besluit toedeling uitvoerende personele bevoegdheden Defensie 2021’;
v.Vertrouwenspersoon (VP):
hiertoe aangestelde functionaris die fungeert als eerste aanspreek- en opvangpunt voor functionarissen die menen met niet behoorlijk gedrag te zijn geconfronteerd;
w.Coördinator Vertrouwenspersonen (CVP):
door het hoofd defensieonderdeel aangestelde functionaris tot wie functionarissen die menen met niet behoorlijk gedrag te zijn geconfronteerd zich kunnen wenden voor advies en ondersteuning en die zorg dragen voor de ondersteuning en begeleiding van een functionaris in geval van een klachtenprocedure. De CVP draagt zorg voor de begeleiding en ondersteuning van vertrouwenspersonen van dat defensieonderdeel;
x.adviseur meldpunt:
een functionaris van de Centrale Organisatie Integriteit Defensie (COID) die na binnenkomst van de klacht met de klager en diens eventuele raadsman en/of vertrouwenspersoon bespreekt welke wijze van behandeling mogelijk is, gezien de aard van de situatie en de wensen van klager;
y.adviseur integriteit:
een functionaris van de COID die de klachtbehandelaar adviseert over integriteit;
z.Meldpunt Integriteit Defensie (MID):
een door de minister ingericht centraal meldpunt waar meldingen kunnen worden gedaan over vermoedens van misstanden en integriteitsschendingen, waaronder ongewenst gedrag, en waar schriftelijke klachten kunnen worden ingediend;
aa.Servicepunt Integriteit Defensie (SID):
onderdeel van de COID dat belast is met de ontvangst van meldingen en schriftelijke klachten die zijn ontvangen via het MID of leidinggevenden en dat de centrale registratie en doorgeleiding naar een adviseur meldpunt verzorgt;
bb.centrale klachtencoördinator (CKC):
de functionaris die belast is met de algemene monitoring van het procesverloop in de klachtbehandeling;
cc.decentrale klachtencoördinator (DKC):
door het hoofd defensieonderdeel aangewezen ambtenaar die voor dat defensieonderdeel belast is met de advisering over de procedure van klachtbehandeling en de coördinatie, voortgangsbewaking en administratieve verwerking van de afdoening van schriftelijke klachten;
dd.klachtbehandelaar:
degene die op grond van artikel 9 van deze regeling is aangewezen als behandelaar van de klacht;
ee.klachtadviesinstantie (KAI):
een functionaris of een commissie die door de klachtbehandelaar is aangewezen om een klacht te onderzoeken en hem daarover te adviseren;
ff.Commissie Ongewenst Gedrag (COG):
de door de minister ingestelde permanente klachtadviesinstantie die schriftelijke klachten over ongewenst gedrag, als bedoeld onder g., onderzoekt en daarover de klachtbehandelaar adviseert.
1Een ieder kan een klacht indienen over de wijze waarop een bestuursorgaan of een functionaris in de uitoefening van zijn functie zich jegens hem of een ander heeft gedragen.
2Alleen een functionaris kan een klacht over ongewenst gedrag indienen.
3Deze regeling is niet van toepassing indien een klacht betrekking heeft op gedragingen waarop één van de navolgende regelingen van toepassing is:
e.het Protocol behandeling klachten van de Commissie van Toezicht op de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten;
f.de Klachtenregeling MIVD.
Artikel 3Het indienen en het in behandeling nemen van een klacht#
1De klager die een mondelinge klacht wil indienen richt zich tot de direct leidinggevende van beklaagde.
2De klager die een schriftelijke klacht wil indienen richt deze aan het MID of aan de direct leidinggevende van beklaagde.
3Het indienen van een mondelinge of een schriftelijke klacht geschiedt op individuele basis.
4Indien de direct leidinggevende van beklaagde of een andere functionaris dan de direct leidinggevende van beklaagde een schriftelijke klacht ontvangt, zendt deze de klacht onverwijld door naar het SID.
5Het MID zendt een aldaar ingediende schriftelijke klacht zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen vijf werkdagen door naar het SID.
6Het SID zorgt ervoor dat er zo spoedig mogelijk een initieel gesprek van klager met een adviseur meldpunt plaatsvindt.
7In het geval van een klacht over ongewenst gedrag attendeert het SID of het MID klager op de mogelijkheid zich door een CVP te laten bijstaan.
8De adviseur meldpunt bespreekt met klager en diens eventuele raadsman en/of vertrouwenspersoon welke wijze van behandeling mogelijk is, gezien de aard van de situatie en de wensen van klager. Daarbij wordt achtereenvolgens aandacht besteed aan:
a.de mogelijkheid om de aangelegenheid met behulp van mediation of een andere wijze van alternatieve geschillenbeslechting op te lossen;
b.de procedures van een klacht op basis van deze regeling, een melding van een vermoeden van een integriteitschending of een melding van een vermoeden van een misstand.
9De adviseur meldpunt kan, indien daar aanleiding voor is, klager verzoeken om binnen een bepaalde termijn een beslissing te nemen over de wijze van behandeling. De adviseur meldpunt bevestigt deze beslissing schriftelijk aan klager.
10Indien klager kiest voor behandeling van de klacht op basis van deze regeling, wordt de klacht aangeboden aan de betreffende DKC.
11Indien de schriftelijke klacht zich richt jegens meerdere functionarissen uit onderscheiden defensieonderdelen, wordt de klacht na overleg met de CKC doorgezonden naar de DKC van het defensieonderdeel waarbinnen de meeste beklaagden zijn gesitueerd.
12Met het indienen van een schriftelijke klacht wordt gelijk gesteld het door klager op elektronische wijze toezenden van de klacht, indien aan artikel 8, eerste lid, is voldaan.
Artikel 4Geen verplichting tot het behandelen van de klacht#
1Geen verplichting tot behandeling van de klacht bestaat indien deze betrekking heeft op een gedraging:
a.waarover eerder een schriftelijke klacht is ingediend die met inachtneming van deze regeling is behandeld;
b.die langer dan een jaar voor indiening van de klacht heeft plaatsgevonden;
c.waartegen door klager bezwaar gemaakt had kunnen worden. Dit laat onverlet de mogelijkheid een klacht in te dienen over de bewoordingen van de motivering van een besluit in de zin van artikel 1:3 Awb;
d.waartegen door klager beroep kan of kon worden ingesteld, tenzij die gedraging bestaat uit het niet tijdig nemen van een besluit; of
e.die door het instellen van een procedure aan het oordeel van een andere rechterlijke instantie dan een bestuursrechter onderworpen is, dan wel onderworpen is geweest.
2Geen verplichting tot behandeling bestaat, indien het belang van klager dan wel het gewicht van de gedraging kennelijk onvoldoende is.
Artikel 5Samenloop van de klacht met andere procedures#
1Indien de klacht betrekking heeft op een gedraging waar een persoonsgericht onderzoek als bedoeld in de SG Aanwijzing 989 naar uitgevoerd wordt dan wel tijdens de behandeling van de klacht wordt aangevangen, stemt de klachtbehandelaar met de opdrachtgever van het persoonsgericht onderzoek af. Indien laatstgenoemde van oordeel is dat het persoonsgericht onderzoek voorrang dient te genieten wordt de klachtbehandeling aangehouden tot het persoonsgericht onderzoek ten aanzien van die gedraging is beëindigd respectievelijk afgerond. Bij de afstemming kan worden vastgesteld dat de voorrang van het persoonsgericht onderzoek wordt beperkt tot die te onderzoeken elementen waarvoor dat redelijkerwijs noodzakelijk is en dat de klachtbehandeling voor het overige doorgang kan vinden.
2Indien de klachtbehandelaar respectievelijk de klachtadviesinstantie bij aanvang van of tijdens de klachtbehandeling constateert dat de klacht betrekking heeft op een gedraging die mogelijk is aan te merken als een strafbaar feit, wordt de klachtbehandeling ten aanzien van die gedraging aangehouden. De klachtbehandelaar dient vervolgens na te gaan of de Koninklijke Marechaussee al door middel van een melding en/of aangifte in kennis is gesteld van de betreffende gedraging, respectievelijk of dat alsnog dient te geschieden. De klachtbehandelaar wint waar nodig advies in bij de afdeling Juridische Zaken van het defensieonderdeel. Vervolgens neemt de klachtbehandelaar contact op met de Verbindingsofficier Krijgsmacht bij het Arrondissementsparket Oost-Nederland van het Openbaar Ministerie te Arnhem voor de nadere afstemming, zoals voorgeschreven in het ‘Afstemmingsprotocol tussen het Openbaar Ministerie en het Ministerie van Defensie over de samenloop van onderzoeken’. Bij die afstemming kan worden vastgesteld dat de voorrang van het strafrechtelijk onderzoek respectievelijk de vervolging wordt beperkt tot die elementen waarvoor dat redelijkerwijs noodzakelijk is en dat de klachtbehandeling voor het overige doorgang kan vinden.
Artikel 6Verplichting tot medewerking bij de behandeling van een klacht#
Alle medewerkers van Defensie en andere personen werkzaam onder verantwoordelijkheid van de minister zijn verplicht medewerking te verlenen aan de behandeling van de klacht, waaronder het naar waarheid verklaren en het verschaffen van (schriftelijke) informatie, voor zover hun wettelijke of intern verschoningsrecht dan wel geheimhoudingsplicht daardoor niet wordt geschonden.
1Een mondeling ingediende klacht dient zorgvuldig en zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen zes weken na ontvangst van de klacht, te worden afgehandeld.
2De leidinggevende als bedoeld in artikel 3, eerste lid, informeert klager met redenen omkleed, bij voorkeur schriftelijk, indien de mondelinge klacht op grond van artikel 4 niet wordt behandeld of op grond van artikel 5 wordt aangehouden. De leidinggevende informeert beklaagde wanneer de omstandigheden van het geval daartoe aanleiding geven.
3De gedraging waarover wordt geklaagd, wordt getoetst aan de in de ‘Behoorlijkheidswijzer’ van de Nationale ombudsman beschreven normen van behoorlijk overheidsoptreden en aan de toepasselijke bepalingen van de Gedragscode en de Gedragsregels Defensie.
4Indien klager aan de leidinggevende, als bedoeld in artikel 3, eerste lid, kenbaar heeft gemaakt dat naar tevredenheid aan de mondelinge klacht tegemoet is gekomen, vervalt daarmee de verplichting tot het verder behandelen van die klacht. De leidinggevende bevestigt aan klager schriftelijk dat de klacht niet verder wordt behandeld, tenzij de klager daar geen prijs op stelt.
5Indien een mondelinge klacht niet naar tevredenheid van klager is afgedaan is deze bevoegd alsnog een schriftelijke klacht in te dienen.
Artikel 8Vereisten voor het indienen van een schriftelijke klacht#
1Een schriftelijke klacht wordt door klager ondertekend en bevat ten minste:
a.de naam en het adres van klager;
b.de dagtekening;
c.een omschrijving van de gedraging waarover wordt geklaagd.
2Indien de klacht niet voldoet aan de vereisten van het vorige lid, stelt de adviseur meldpunt klager in de gelegenheid dit verzuim binnen een termijn van veertien kalenderdagen te herstellen. Op verzoek van klager kan deze termijn met een door de adviseur meldpunt te bepalen redelijke termijn worden verlengd. De termijn van behandeling als bedoeld in artikel 17 vangt aan na herstel van het verzuim.
3De omschrijving van de gedraging als bedoeld in lid 1, onder c., dient zo concreet en nauwkeurig mogelijk te zijn, waaronder begrepen waar en wanneer deze gedraging heeft plaatsgevonden, de identiteit van beklaagde(n), respectievelijk de functiebenaming van het beklaagde bestuursorgaan, en de identiteit van eventuele getuigen.
Artikel 9Behandelaar van een schriftelijke klacht#
1Schriftelijke klachten worden behandeld en afgedaan:
•indien het klachten over de SG betreft, door de minister;
•indien het klachten over de Commandant der Strijdkrachten betreft, door de SG;
•indien het klachten over een ander hoofd defensieonderdeel dan de SG betreft, door de Commandant der Strijdkrachten;
•indien het klachten over andere dan de hiervoor genoemde functionarissen betreft, door of namens de commandant van beklaagde. Het hoofd defensieonderdeel van de beklaagde(n) is in bijzondere gevallen bevoegd zelf zorg te dragen voor de klachtbehandeling wanneer de aard en de omstandigheden van het geval daartoe aanleiding geven. In een dergelijk geval stelt het hoofd defensieonderdeel klager en beklaagde daarvan gemotiveerd in kennis.
2In het geval in de klacht geen specifieke functionaris of specifiek bestuursorgaan is geduid, wordt deze afgedaan door of namens het hoofd defensieonderdeel onder wiens verantwoordelijkheid de gedraging jegens klager valt.
1De functionaris die overweegt een klacht in te dienen kan zich wenden tot een CVP of VP.
2Klager en beklaagde kunnen zich bij de indiening en behandeling van een klacht inzake ongewenst gedrag kosteloos laten bijstaan door een CVP. Een CVP staat niet zowel klager als beklaagde in eenzelfde klachtprocedure bij.
3De CVP en VP hebben een intern verschoningsrecht en kunnen daarom niet verplicht worden vertrouwelijke informatie over zaken die aan hen zijn voorgelegd in hun rol als vertrouwenspersoon te verstrekken aan andere functionarissen, ongeacht hun positie of rang. Het intern verschoningsrecht is niet van toepassing in het geval van een (vermeend) strafbaar feit.
a.de algemene monitoring van het procesverloop in de klachtbehandeling, in overleg met de decentrale klachtencoördinatoren;
b.de coördinatie van de klachtbehandeling indien een schriftelijke klacht betrekking heeft op gedragingen van meerdere functionarissen die werkzaam zijn bij verschillende defensieonderdelen;
c.het signaleren van knelpunten inzake de klachtbehandeling en de registratie van schriftelijke klachten.
2De CKC bevordert en bewaakt de adequate registratie van schriftelijke klachten in het registratiesysteem.
1De DKC zendt een ontvangen schriftelijke klacht voor behandeling en afdoening onverwijld door naar de klachtbehandelaar.
2De DKC adviseert de klachtbehandelaar over de procedure van klachtbehandeling.
3De DKC bewaakt de voortgang van de behandeling en afdoening van de schriftelijke klacht.
4Na afronding van de klachtbehandeling draagt de DKC zorg voor de administratieve verwerking van de afdoening in het registratiesysteem.
5De DKC draagt zorg voor het verzamelen van gegevens voor rapportages als bedoeld in artikel 22.
Artikel 13Voorgeschreven handelingen na ontvangst van een schriftelijke klacht#
1Het MID of SID bevestigt zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen vijf werkdagen na ontvangst van de klacht, de ontvangst van de klacht schriftelijk aan klager.
2De klachtbehandelaar wint advies in bij de DKC over het te volgen traject van klachtbehandeling.
3De klachtbehandelaar informeert klager schriftelijk en met redenen omkleed indien de klacht op grond van artikel 4 niet wordt behandeld of op grond van artikel 5 wordt aangehouden. De klachtbehandelaar informeert beklaagde wanneer de omstandigheden van het geval daartoe aanleiding geven.
4De klachtbehandelaar informeert klager, zo enigszins mogelijk in persoon, wanneer de klacht in behandeling wordt genomen.
5De klachtbehandelaar informeert beklaagde zo spoedig mogelijk, en zo enigszins mogelijk in persoon, dat een klacht is ingediend en verstrekt aan beklaagde een afschrift van het klaagschrift. Het klaagschrift kan (gedeeltelijk) worden geanonimiseerd indien het dienstbelang of de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van een betrokkene dat vergt, dit ter beoordeling van de klachtbehandelaar.
6Indien de klacht betrekking heeft op een andere gedraging dan ongewenst gedrag kan de klachtbehandelaar de klacht laten onderzoeken en zich laten adviseren door een klachtadviesinstantie, als bedoeld in artikel 1, onder ee., en artikel 15. De klachtbehandelaar besluit daarover binnen een week na de ontvangst van de klacht en informeert klager en beklaagde hierover schriftelijk.
7Indien de klacht betrekking heeft op ongewenst gedrag is de klachtbehandelaar verplicht de klacht te laten onderzoeken en zich te laten adviseren door de COG, als bedoeld in artikel 1, onder ff., en artikel 16. De klachtbehandelaar besluit daarover binnen een week na de ontvangst van de klacht en informeert klager en beklaagde hierover schriftelijk.
8In het geval van een klacht over ongewenst gedrag zendt de klachtbehandelaar een geanonimiseerd afschrift van de klacht aan het hoofd defensieonderdeel.
Artikel 14Behandeling van een schriftelijke klacht#
1De behandeling van een schriftelijke klacht is niet openbaar.
2Een schriftelijk ingediende klacht dient zorgvuldig en zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen zes weken na ontvangst van de klacht te worden afgehandeld.
3Klager en beklaagde worden gehoord, tenzij er dringende redenen zijn om daarvan af te zien. Klager en beklaagde worden niet in elkaars aanwezigheid gehoord, tenzij degene die hoort van oordeel is dat daar aanleiding voor is.
4Van het horen van klager kan ook worden afgezien indien:
a.de klacht kennelijk ongegrond is,
b.klager heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord, of
c.klager niet binnen een door de klachtbehandelaar gestelde redelijke termijn heeft verklaard gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord.
5Klager en beklaagde kunnen zich door een raadsman of een andere externe adviseur laten bijstaan. Kosten voor deze bijstand worden niet vergoed. Eenieder kan optreden als raadsman zolang dit optreden zich verhoudt tot diens functie en positie ten opzichte van klager en beklaagde, dit ter beoordeling van de klachtbehandelaar respectievelijk de klachtadviesinstantie.
6De klachtbehandelaar is bevoegd informatie in te winnen die voor de klachtbehandeling noodzakelijk is.
7De SG beslist in het geval een functionaris zonder wettelijk of intern verschoningsrecht geen (volledige) medewerking aan de klachtbehandeling verleent, met als reden dat deze functionaris veronderstelt dat daarmee zijn plicht tot geheimhouding van vertrouwelijke gegevens zou worden geschonden.
8Van het horen wordt een zakelijk verslag gemaakt. Degene die is gehoord wordt zo spoedig mogelijk in de gelegenheid gesteld kennis te nemen van het verslag en daarop te reageren.
9Klager en beklaagde worden in de gelegenheid gesteld te reageren op de in het kader van het onderzoek op hen betrekking hebbende afgelegde verklaringen.
10De gedraging waarover wordt geklaagd, wordt getoetst aan de behoorlijkheidsnormen van de Nationale ombudsman en de toepasselijke bepalingen van de Gedragscode en de Gedragsregels Defensie.
11Indien klager vóór afronding van het onderzoek met een schriftelijke verklaring te kennen geeft dat naar tevredenheid aan diens klacht tegemoet is gekomen, kan de behandeling worden beëindigd. De klachtbehandelaar informeert klager en beklaagde hierover schriftelijk en gemotiveerd. In aanvulling daarop informeert de klachtbehandelaar beklaagde daarover zo enigszins mogelijk ook in persoon. De DKC registreert de beëindiging van de klachtbehandeling in het registratiesysteem.
Artikel 15Behandeling door een klachtadviesinstantie, niet zijnde de Commissie Ongewenst Gedrag#
In aanvulling op artikel 14 gelden bij een behandeling door een klachtadviesinstantie de navolgende bepalingen:
1.De klachtbehandelaar stelt de klachtadviesinstantie in. De klachtadviesinstantie bestaat uit één persoon of uit een commissie van drie of meer leden. In alle gevallen kan een klachtadviesinstantie worden bijgestaan door een secretaris, die tevens lid kan zijn van de commissie.
2.Indien de klacht betrekking heeft op gedragingen van meerdere functionarissen die werkzaam zijn bij verschillende defensieonderdelen, stelt de klachtbehandelaar van het defensieonderdeel waarbinnen de meeste beklaagden zijn gesitueerd een klachtadviesinstantie in. Deze klachtadviesinstantie brengt advies uit aan de onderscheiden klachtbehandelaars per defensieonderdeel.
3.De klachtadviesinstantie oefent de bevoegdheden van de klachtbehandelaar uit, als bedoeld in artikel 14. De klachtbehandelaar blijft verantwoordelijk voor de afdoening van de klacht, als bedoeld in artikel 18.
4.Van een klachtadviesinstantie kunnen geen deel uitmaken:
a.de klachtbehandelaar;
b.de CKC;
c.de DKC;
d.de CVP en VP;
e.de adviseur meldpunt;
f.de adviseur integriteit;
g.de Inspecteur-Generaal der Krijgsmacht, alsmede functionarissen uit diens staf;
h.functionarissen belast met opsporing van strafbare feiten;
i.functionarissen die vanuit hun rol of functie betrokken zullen zijn bij of aanwijzingen kunnen geven over te nemen maatregelen na afdoening van de specifieke klacht;
j.personen die in een zodanige persoonlijke of functionele relatie tot klager en/of beklaagde staan of hebben gestaan dat zij niet als onpartijdig kunnen worden beschouwd, dit ter beoordeling van de klachtbehandelaar.
5.De klachtbehandelaar stelt de klachtadviesinstantie in staat de werkzaamheden te verrichten en verschaft daarvoor de nodige faciliteiten.
6.Op een klachtadviesinstantie is het protocol ‘Klachtbehandeling door een klachtadviesinstantie’ van toepassing. Het protocol wordt door de klachtadviesinstantie toegezonden aan klager, beklaagde en, in voorkomend geval, andere te horen personen.
7.Een klachtadviesinstantie kan de klachtbehandelaar gemotiveerd adviseren de klacht niet in behandeling te nemen, met inachtneming van artikel 4.
8.Een klachtadviesinstantie kan de klachtbehandelaar adviseren de klacht niet in behandeling te nemen indien niet voldaan is aan artikel 8, eerste lid, en klager het verzuim niet heeft hersteld, nadat klager daartoe in de gelegenheid is gesteld.
9.Alvorens een definitief advies uit te brengen aan de klachtbehandelaar, stelt de klachtadviesinstantie klager en beklaagde in de gelegenheid hun zienswijze ten aanzien van de bevindingen en het concept advies binnen een termijn van twee weken schriftelijk kenbaar te maken. Deze zienswijzen worden gevoegd bij het definitieve advies aan de klachtbehandelaar. Indien een zienswijze reden is het concept advies aan te passen, informeert de klachtadviesinstantie klager en beklaagde hierover schriftelijk.
10.De klachtadviesinstantie motiveert in het advies welke gedragingen naar haar oordeel zijn komen vast te staan en motiveert voorts welke onderdelen van de klacht voor (al dan niet gedeeltelijke) gegrond- of ongegrondverklaring in aanmerking komen. Indien gedragingen niet vastgesteld kunnen worden adviseert de klachtadviesinstantie om ten aanzien daarvan geen oordeel uit te spreken.
11.Bij het advies worden alle hoorverslagen, reacties daarop, zienswijzen en overige stukken waar in het advies naar wordt verwezen, gevoegd.
Artikel 16Behandeling door de Commissie Ongewenst Gedrag (COG)#
1De COG wordt gevormd door een niet bij het Ministerie van Defensie aangestelde persoon als voorzitter en twee of meer leden, waarvan er tenminste één bij het Ministerie van Defensie werkzaam is. Bij ministerieel besluit worden nadere aanwijzingen over samenstelling, functie-eisen, opleiding en administratieve aangelegenheden geregeld.
2In aanvulling op artikelen 14 en 15 geldt voor de behandeling door de COG dat deze commissie beoordeelt of de gedraging waarover wordt geklaagd is aan te merken als ongewenst gedrag als bedoeld in artikel 1, onder g. tot en met o.
3Op de COG is het protocol ‘Klachtbehandeling door een COG’ van toepassing. Het protocol wordt door de COG toegezonden aan klager, beklaagde en, in voorkomend geval, andere te horen personen.
Artikel 17Termijnen voor behandeling van een schriftelijke klacht#
1De klachtbehandelaar doet de klacht binnen zes weken na ontvangst daarvan af. Indien de klachtbehandelaar voor de behandeling van de klacht een klachtadviesinstantie als bedoeld in de artikelen 15 of 16 heeft aangewezen, doet de klachtbehandelaar de klacht binnen tien weken af.
2De termijn voor behandeling wordt opgeschort:
a.zolang klager die een klacht heeft ingediend geen beslissing heeft genomen over de wijze van klachtbehandeling, als bedoeld in artikel 3, achtste en negende lid;
b.in het geval van tussentijdse mediation tussen klager en beklaagde of een andere wijze van alternatieve geschillenbeslechting;
c.in het geval van een aanhouding van de behandeling als bedoeld in artikel 5.
3De termijn voor de klachtbehandeling kan voorts worden opgeschort indien dwingende omstandigheden, zoals de feitelijke niet-beschikbaarheid van te horen personen, aan de klachtbehandeling in de weg staan. De opschorting blijft beperkt tot de duur van de hiervoor bedoelde omstandigheden.
4De afdoening kan voor ten hoogste vier weken worden verdaagd door de klachtbehandelaar of de klachtadviesinstantie, indien deze de klacht in behandeling heeft.
5Indien de klachtbehandelaar advies van een klachtadviesinstantie heeft ingewonnen verzendt de klachtbehandelaar de afdoeningsbrief binnen twee weken na ontvangst van het advies. Deze termijn kan met ten hoogste vier weken worden verlengd, mits de gehele termijn van behandeling van de klacht daardoor niet meer dan veertien weken omvat.
6Verdere opschorting van de afdoening is mogelijk voor zover klager daarmee schriftelijk instemt.
7De klachtbehandelaar of de klachtadviesinstantie, indien deze de klacht in behandeling heeft, informeert klager en beklaagde tijdig, schriftelijk en gemotiveerd over een verdaging, verlenging of een opschorting als bedoeld in de vorige leden.
1De klachtbehandelaar betrekt de adviseur integriteit bij de afdoening van de klacht.
2In de afdoeningsbrief informeert de klachtbehandelaar klager en beklaagde schriftelijk en gemotiveerd over de bevindingen van het onderzoek, over het oordeel daarover en over de eventuele conclusies die de klachtbehandelaar aan de klachtbehandeling verbindt. De klachtbehandelaar verklaart de klacht daarbij (gedeeltelijk) gegrond of ongegrond. Over gedragingen die niet vastgesteld kunnen worden, wordt geen oordeel uitgesproken. De klachtbehandelaar licht het oordeel en de eventuele conclusies mondeling toe indien klager en/of beklaagde daarom verzoekt.
3Indien de klachtbehandelaar zich heeft laten adviseren door een klachtadviesinstantie als bedoeld in de artikelen 15 of 16 wordt het advies als bijlage bij de afdoeningsbrief gevoegd.
4De klachtbehandelaar is bevoegd af te wijken van het advies van een klachtadviesinstantie. In dat geval dient de klachtbehandelaar die afwijking in de afdoeningsbrief aan klager en beklaagde te motiveren.
5De klachtbehandelaar informeert klager in de afdoeningsbrief dat klager, indien deze het niet eens is met de behandeling en/of afdoening van de klacht, binnen één jaar na kennisgeving van de afdoening de Nationale ombudsman kan verzoeken een onderzoek in te stellen, onder verwijzing naar artikel 9:18 Awb.
6De klachtbehandelaar zendt een afschrift van de afdoeningsbrief aan de DKC, de CVP en, indien deze in de procedure betrokken is geweest, de klachtadviesinstantie.
De klachtbehandelaar is verantwoordelijk voor (na)zorg voor klager, beklaagde en overige bij de klachtbehandeling betrokken personen. In voorkomend geval vindt hierover afstemming plaats met de commandant van betrokkenen.
Een klager die ingevolge deze regeling te goeder trouw een klacht heeft ingediend, wordt op geen enkele wijze in zijn rechtspositie benadeeld voor het feit dat deze een klacht heeft ingediend. Deze waarborg geldt ook voor de getuige die te goeder trouw een verklaring heeft afgelegd.
Artikel 21Vertrouwelijk omgaan met persoonsgegevens en overige informatie#
1Een ieder die in het kader van de behandeling van een klacht ingevolge deze regeling op de hoogte is gebracht van persoonsgegevens, feiten en documenten, dient vertrouwelijk met deze informatie om te gaan en is verplicht tot geheimhouding daarvan, voor zover dat uit de aard van de zaak voortvloeit. Deze verplichting verzet zich niet tegen het bespreken van de klacht met een raadsman, vertrouwenspersoon of een naaste betrekking. Gerubriceerde informatie mag alleen met daartoe gerechtigden worden gedeeld.
2Tijdens de behandeling van een klacht worden uitsluitend die persoonsgegevens verzameld en verwerkt die noodzakelijk zijn voor het zorgvuldig behandelen en afdoen van de klacht.
Artikel 22Registratie, rapportage en verantwoording van schriftelijke klachten#
1Het SID registreert de klachten in het registratiesysteem.
2De DKC zendt het hoofd defensieonderdeel halfjaarlijks een overzicht van de afgedane klachten, inclusief afschriften van de afdoeningsbrieven.
3Het hoofd defensieonderdeel rapporteert over de klachten conform de aanschrijving voor de Management Rapportage.
4De registratie en rapportage omvat ten minste:
a.het totaal aantal in behandeling genomen klachten;
b.een onderscheid naar klachten over ongewenst gedrag en overige klachten;
c.de gerealiseerde termijn van klachtbehandeling als bedoeld in artikel 17, alsmede een oordeel over de tijdigheid van de afdoening (binnen of buiten de voorgeschreven termijn);
d.de (geanonimiseerde) inhoud van de afdoening van de klacht als bedoeld in artikel 18, tweede lid;
e.de door het hoofd defensieonderdeel onderkende leerpunten uit klachten die van belang zijn voor de organisatie.
5De Directie Juridische Zaken rapporteert jaarlijks de geregistreerde klachten over ongewenst gedrag, gedifferentieerd naar de gedragingen als bedoeld in artikel 1, onder h. tot en met o., aan de SG, ten behoeve van het ‘Jaarverslag Integriteit Defensie’. Daarbij wordt tevens het (geanonimiseerde) oordeel over de klacht vermeld.
1De minister en het hoofd defensieonderdeel zijn bevoegd het gestelde in artikel 4, eerste lid, onder b., buiten toepassing te laten voor zover toepassing daarvan, gelet op de belangen die deze regeling beoogt te beschermen, zal leiden tot een onbillijkheid van overwegende aard.
2In de gevallen waarin de regeling niet voorziet beslist de minister.