Reglement Vervangingsfonds en Bedrijfsgezondheidszorg voor het onderwijs 2025

Hoofdstuk 1 · Algemene Bepalingen

Hoofdstuk 2 · Aansluiting bij het vervangingsfonds

Hoofdstuk 3 · Premie

Hoofdstuk 4 · Bekostiging

Hoofdstuk 5 · Vervangingspools

Hoofdstuk 6 · Financiële Varianten

Hoofdstuk 7 · Slotbepalingen

Bijlage 1 · Premie

Schoolbesturen binnen het primair onderwijs die bij het Vervangingsfonds zijn aangesloten, dragen premie aan het Vervangingsfonds af. Dit staat vermeld in artikel 183, tweede lid van de Wpo en artikel 170, tweede lid van de Wec.Voor het bepalen voor welke personeelsleden er wel of geen premie moet worden afgedragen, hanteert het Vervangingsfonds verschillende aansluitcodes. Ook geldt er een onderscheid tussen volledige aansluiting bij het Vf, volledig eigenrisicodragerschap en eigenrisicodragerschap met een financiële variant.Hieronder volgt een overzicht van de verschillende aansluitcodes en welke personeelsleden er bij de aansluitcodes horen.

Bijlage 2 · Werkwijze bonus-malus regeling

Het Vervangingsfonds hanteert bij vervangingsdeclaraties die door een bevoegd gezag worden ingediend de Bonus-malus regeling. Deze regeling heeft als doel om een bevoegd gezag te stimuleren om actief verzuim tegen te gaan door een bonus uit te keren indien dit bevoegd gezag weinig vervangingsdeclaraties indient en uitgekeerd krijgt, en een malus op te leggen bij veel vervangingsdeclaraties.Bij de Bonus-malus regeling worden de volgende begrippen gehanteerd.Voorbeelden Bonus-malusMaximering malus

Om de werking van de Bonus-malus regeling duidelijker te maken, volgen hieronder 2 voorbeelden.Voorbeeld 1 Onder de bandbreedteGegevens bevoegd gezag:Het bevoegd gezag heeft in 2025 € 20.000 minder vervangingsdeclaraties uitgekeerd gekregen dan de ondergrens van de bonus-malus bandbreedte. Op deze € 20.000 wordt het bonuspercentage toegepast. Dit houdt in dat het bevoegd gezag bij de eindafrekening een bonus van 20.000 x 0,3 = € 6.000 ontvangt.Voorbeeld 2 Boven de bandbreedteGegevens bevoegd gezag:Het bevoegd gezag heeft in 2025 € 10.000 meer vervangingsdeclaraties uitgekeerd gekregen dan de bovengrens van de Bonus-malus bandbreedte. Op deze € 10.000 wordt het maluspercentage toegepast. Dit houdt in dat het bevoegd gezag bij de eindafrekening een malus van 10.000 x 0,5 = € 5.000 opgelegd krijgt.In het geval een bevoegd gezag een malus opgelegd krijgt, is deze malus aan een maximum verbonden. Dit maximum is vastgesteld op een bonus-malus verhouding van 1,5. Boven dit maximum van 1,5 is geen malus verschuldigd.

Bijlage 3 · Werkwijze normbekostiging

Bij het bekostigen van vervanging vergoedt het Vervangingsfonds niet direct de kosten die een bevoegd gezag heeft gemaakt voor de vervanging, maar maakt het gebruik van het systeem van normbekostiging. Bij de normbekostiging worden de volgende begrippen gehanteerd.Bekostiging bij een zieke vervanger

Per normklasse wordt een normbedrag per uur berekend, waarbij rekening is gehouden met de werkgeverslasten. Een afwezig personeelslid wordt naar aanleiding van het salaris ingedeeld in de bij dat salaris behorende normklasse. De bekostiging wordt vervolgens berekend door het normbedrag te vermenigvuldigen met het aantal uren dat het afwezige personeelslid is vervangen, tot maximaal het aantal uren afwezigheid.Let op, bij de normbekostiging geldt het volgende belangrijke onderscheid:In de onderstaande tabel 1 staan de normklassen, grenzen en normbedragen zoals deze gelden per 1 januari 2025:Indien een wegens ziekte afwezig personeelslid wordt vervangen en deze vervanger zelf ziek wordt, dan kan het bevoegd gezag een tweede vervanger aanstellen of benoemen, die dan de werkzaamheden van de vervanger overneemt en de oorspronkelijke afwezige gaat vervangen.De bekostiging van de wegens ziekte afwezige vervanger wordt dan door het Vervangingsfonds doorbetaald gedurende diens afwezigheidsperiode c.q. periode van aanstelling, tot een maximum van 6 maanden. Gedurende deze periode krijgt het bevoegd gezag dus twee maal de normbekostiging, gebaseerd op het oorspronkelijk afwezige personeelslid. Indien de eerder ziek geworden vervanger of het oorspronkelijk afwezige personeelslid weer beter is en de (vervangings)werkzaamheden hervat, dan stopt de bekostiging van de tweede vervanger op het moment van werkhervatting van de eerste vervanger.

Bijlage 4 · Werkwijze vervangingspools

Op grond van hoofdstuk 5 van dit reglement, kunnen bevoegd gezagsorganen bij het Vervangingsfonds een vervangingspool aanvragen.Bekostiging vervangingspoolsBij vervangingspools wordt er een andere bekostigingssystematiek gehanteerd dan bij de reguliere bekostiging. Er wordt gewerkt met een systeem van bevoorschotting en terugvordering. Voor inzetverantwoordingen die tijdig door het Vervangingsfonds zijn ontvangen, wordt een voorschot uitgekeerd. Dit voorschot wordt berekend conform de formule in artikel 16, lid 2. Het normbedrag is hierbij gebaseerd op het salaris van de poolmedewerker en niet op het salaris van de afwezige. Voor personeelsleden die in een vervangingspool zijn geplaatst en vallen onder reikwijdte van de CAO Bestuurders Funderend Onderwijs 2022 geldt, dat het normbedrag altijd normklasse 5 bedraagt.InzetpercentageHet bevoegd gezag dient de inzetverantwoording van de in de vervangingspool geplaatste personeelsleden in via ‘MijnVf’. De uiterste datum waarop bij het Vervangingsfonds de inzetverantwoordingen over het kalenderjaar kunnen worden ingediend is de maandverwerking van september van het jaar, volgend op het jaar waarop de inzetverantwoording betrekking heeft. Indien het Vervangingsfonds een inzetverantwoording na deze datum heeft ontvangen, dan komt de maand waarop deze inzetverantwoording betrekking heeft niet voor bekostiging in aanmerking.De hierboven genoemde uiterste indieningsdatum geldt ook voor correcties op inzetverantwoordingen. Indien een correctie op een inzetverantwoording na voornoemde datum door het Vervangingsfonds wordt ontvangen, dan wordt deze correctie niet in behandeling genomen.Na afloop van het kalenderjaar wordt het definitieve inzetpercentage van de vervangingspool bepaald. Gedurende het kalenderjaar kan een bevoegd gezag de voorlopige resultaten raadplegen in ‘MijnVf’.De berekening van het inzetpercentage vindt plaats aan de hand van de volgende formule:Jaarlijkse verrekening

Is het inzetpercentage van de in de vervangingspool geplaatste personeelsleden lager dan het vereiste inzetpercentage van 98% (of 100% bij een pool met een maximale grootte van 6%), dan vordert het Vervangingsfonds het verschil met het vastgestelde inzetpercentage terug.Voorbeeld hoe de terugvordering wordt berekendTerugvordering: 98% – 80% = 18% x € 80.000 = € 14.400.

Bijlage 5 · Werkwijze financiële varianten

Op grond van hoofdstuk 6 van het reglement, kan een eigenrisicodrager er voor kiezen om gebruik te maken van één van de financiële varianten die door het Vervangingsfonds worden aangeboden.Hieronder worden deze varianten nader omschreven en wordt bepaald hoe de bekostiging voor elk van de vier financiële varianten plaatsvindt.I. Wachtdagenvariant met een eigen risico van 2 keer de werktijdfactor per weekBij deze variant neemt het bevoegd gezag voor een bepaald deel de vervanging van het afwezige personeelslid voor eigen rekening. Bij deze variant is dat twee maal de werktijdfactor van de aanstelling of benoeming per week, omgerekend in klokuren, van het afwezige personeelslid.Als voorbeeld: wanneer het wegens ziekte of schorsing afwezige personeelslid een dienstverband heeft met een werktijdfactor van 1, dan dient het bevoegd gezag de eerste 80 uur dit personeelslid voor eigen rekening te vervangen. Vanaf 80 uur komt de vervanging in aanmerking voor bekostiging door het Vervangingsfonds.De vervanging voor eigen rekening van het bevoegd gezag hoeft niet aaneengesloten te zijn, zolang deze maar plaatsvindt binnen dezelfde ziekteperiode of schorsing. Het Vervangingsfonds houdt met de maandelijkse gegevensaanlevering bij voor hoeveel uur het afwezige personeelslid is vervangen. Indien het afwezige personeelslid voor bijvoorbeeld 20 uur voor eigen rekening wordt vervangen en vervolgens enkele weken niet wordt vervangen, dan komt deze 20 uur niet te vervallen.II. Wachtdagenvariant met een eigen risico van 6 maal de werktijdfactor per weekDe werking van deze variant is beginsel hetzelfde als de hierboven onder I. genoemde wachtdagenvariant. Bij deze variant geldt alleen een eigen risico van 6 maal de werktijdfactor van de aanstelling of benoeming per week, omgerekend in klokuren.III. Stop-loss variant met lage ondergrens van de bandbreedteBij deze variant neem het bevoegd gezag voor een bepaald deel de vervanging wegens ziekte of schorsing van één of meerdere personeelsleden voor eigen rekening. Het eigen risico wordt bij deze variant vastgesteld op basis van de ‘Gemiddelde Normatieve Vervangingskosten’ (GNV). Deze worden berekend door een bepaald percentage – voor 2025 bedraagt dit 6 procent – te heffen over de premiegrondslag. Deze premiegrondslag wordt berekend door de premiegrondslag over de maand januari te vermenigvuldigen met 12.Na het verloop van het kalenderjaar, komt het reeds opgebouwde eigen risico te vervallen en moet deze weer opnieuw tot de ondergrens worden opgebouwd.Als voorbeeld: een bevoegd gezag heeft een premiegrondslag over de maand januari van € 100.000. De GNV zijn dan € 100.000 x 12 x 0,06 = € 72.000.Tot 80% van de GNV draagt het bevoegd gezag zelf de kosten voor vervanging, dus de eerste (0,8 x € 72.000 =) € 57.600 aan vervanging wegens ziekte of schorsing neemt het bevoegd gezag voor eigen rekening. Tussen de 80% en 200% van de GNV bekostigt het Vervangingsfonds volledig conform de normbekostiging (mits is voldaan aan de voorwaarden voor bekostiging). Boven de 200% van de GNV (in dit voorbeeld boven de € 144.000) bekostigt het Vervangingsfonds 50% van de normbekostiging.IV. Stop-loss variant met een hoge ondergrens van de bandbreedteDeze variant heeft dezelfde werking als de stop-loss variant met de lage ondergrens van de bandbreedte, maar verschilt hiervan in die zin, dat de bekostiging door het Vervangingsfonds pas kan plaatsvinden zodra het bevoegd gezag eerste 100% van de GNV aan vervanging wegens ziekte en schorsing voor eigen rekening heeft genomen.

Bijlage 6 · Informatieprotocol

InleidingHet Vervangingsfonds ondersteunt bevoegde gezagsorganen door vervanging van personeel in het primair onderwijs onder bepaalde voorwaarden te bekostigen. Bijna alle bevoegde gezagsorganen dragen hiervoor een premie af. Daarnaast kunnen bevoegde gezagsorganen bij het Vervangingsfonds terecht voor advies over verzuim en re-integratie. Om deze taken uit te voeren heeft het Vervangingsfonds bepaalde gegevens nodig over de bevoegde gezagsorganen. Dit informatieprotocol beschrijft de vorm en inhoud van de set gegevens die door het scholenveld aangeleverd moet worden alsmede een korte toelichting op het aanleverproces. Het informatieprotocol dient als hulpmiddel voor schoolbesturen om de juiste gegevens tijdig aan te leveren bij het Vervangingsfonds.PrivacyIn het kader van de AVG, dienen verwerkingen van persoonsgegevens bij het College bescherming persoonsgegevens te worden gemeld. Het Vervangingsfonds maakt bij de uitoefening van de werkzaamheden gebruik van persoonsgegevens. Het Vervangingsfonds treft passende en organisatorische maatregelen om te waarborgen en te kunnen aantonen dat de verwerking van die persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming wordt uitgevoerd.LeeswijzerHet informatieprotocol bestaat uit 4 onderdelen: