Contents
Ingress
Der Schweizerische Bundesrat,gestützt auf Artikel 57hter des Regierungs- und Verwaltungsorganisationsgesetzes vom 21. März 1997note (RVOG),noteverordnet:
1. Abschnitt · Allgemeine Bestimmungen
Art. 1Geltungsbereich#
1Diese Verordnung gilt für:
a.die Verwaltungseinheiten der zentralen Bundesverwaltung nach Artikel 7 der Regierungs- und Verwaltungsorganisationsverordnung vom 25. November 1998note (RVOV);
b.die Stellen nach Artikel 11 Absatz 4 der Digitalisierungsverordnung vom 2. April 2025note, soweit sie das vom IKT-Standarddienst GEVER bereitgestellte Geschäftsverwaltungssystem (standardisiertes GEVER) nutzen.note
2Die Departemente und die Bundeskanzlei können die ihnen zugeordneten Verwaltungseinheiten der dezentralen Bundesverwaltung nach Artikel 7a RVOV mit einer Verordnung der vorliegenden Verordnung unterstellen, soweit die dezentralen Einheiten nicht ermächtigt sind, selbstständig zu archivieren.
3Die Bestimmungen dieser Verordnung über die Zuständigkeiten in der Bundesverwaltung (4. Abschnitt) gelten nur, soweit das standardisierte GEVER genutzt wird.note
4Diese Verordnung gilt nicht, soweit die Gesetzgebung für ein System abweichende Regelungen aufstellt.
Art. 2Inhalt und Zweck von Geschäftsverwaltungssystemen#
1Die Bundesverwaltung bearbeitet ihre geschäftsrelevanten Informationen in elektronischen Geschäftsverwaltungssystemen.
2Geschäftsrelevant sind Informationen, die für den Nachweis der Geschäftstätigkeit im Sinne von Artikel 22 RVOVnote notwendig sind.
3Als Geschäftsverwaltungssystem gilt ein Informatiksystem, das im Sinne von Artikel 57h RVOG der Abwicklung von Geschäftsprozessen sowie der Verwaltung von Dokumenten, einschliesslich der Korrespondenz, dient.note
Art. 3Nutzung des standardisierten GEVER und nicht standardisierter Geschäftsverwaltungssysteme#
1Die Verwaltungseinheiten der zentralen Bundesverwaltung nutzen das standardisierte GEVER.
2Sie können zudem für spezifische Aufgaben ein nicht standardisiertes Geschäftsverwaltungssystem nach dieser Verordnung nutzen, wenn die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:
a.Die Erfüllung der Aufgaben kann mit dem standardisierten GEVER nicht adäquat unterstützt werden, und die Beschaffung, Entwicklung und der Betrieb des nicht standardisierten Systems ist daher unter Berücksichtigung aller Kosten für den Bund insgesamt günstiger.
b.Die Voraussetzung nach Buchstabe a ist aufgrund einer dokumentierten Prüfung nachgewiesen.
c.Das zuständige Departement beziehungsweise die Bundeskanzlei haben ihr Einverständnis erklärt.
Art. 4Verbot der parallelen Bewirtschaftung#
1Geschäftsrelevante Informationen dürfen nicht in mehreren Systemen parallel bewirtschaftet werden.
2Sie dürfen vorübergehend ausserhalb von Geschäftsverwaltungssystemen bearbeitet werden, insbesondere um die Zusammenarbeit mit bundesexternen Stellen zu ermöglichen. Nach Abschluss der Arbeiten sind die geschäftsrelevanten Informationen in das jeweilige Geschäftsverwaltungssystem zurückzuführen.
2. Abschnitt · Anforderungen an die Geschäftsverwaltung
Art. 5Digitalisierung von physischen Dokumenten#
1Die Verwaltungseinheiten lesen Dokumente, die auf Papier oder in anderer physischer Form eingehen oder erstellt werden und die geschäftsrelevante Informationen enthalten, elektronisch ein. Ausgenommen sind physische Dokumente, die sich aus technischen Gründen nicht dafür eignen.
2Das elektronische Dokument wird für die Zwecke der Geschäftsverwaltung als massgebliche Version behandelt.
3Die Verwaltungseinheiten vernichten die physischen Dokumente drei Monate nach dem Einlesen. Nicht vernichtet werden Dokumente:
a.solange sie aufgrund gesetzlicher Regelungen aufzubewahren sind;
b.solange sie voraussichtlich benötigt werden, um rechtserhebliche Sachverhalte zu beweisen; die Verwaltungseinheiten definieren hierzu in den Organisationsvorschriften (Art. 10) Kategorien von Dokumenten;
c.solange sie für die Erledigung der Geschäfte noch benötigt werden;
d.die aufgrund ihrer historischen oder kulturellen Bedeutung aufzubewahren sind.
4Im Geschäftsverwaltungssystem wird der Standort von nicht vernichteten physischen Dokumenten festgehalten.
Art. 6Ordnungsgemässe Geschäftsverwaltung#
1Die Geschäftstätigkeit der Verwaltungseinheit stützt sich unter anderem auf die ordnungsgemässe Geschäftsverwaltung; diese besteht namentlich aus der systematischen Aufzeichnung des Geschäftsprozesses und aus der Verwaltung der dabei entstehenden Informationen.
2Die während der Laufzeit eines Geschäfts registrierten Informationen müssen das Geschäft vollständig und verlässlich dokumentieren.
Art. 7Grundstruktur der Ablage#
1Die Verwaltungseinheiten führen in ihren Geschäftsverwaltungssystemen ein Ordnungssystem.
2Die Informationen sind in Dossiers abzulegen. Jedes Dossier muss einer Position des Ordnungssystems eindeutig zugeordnet sein.
3Bei Bedarf können die Dossiers weiter unterteilt werden.
Art. 8Aufbau und Umfang des Ordnungssystems#
1Das Ordnungssystem muss nach dem Aufgabenprinzip aufgebaut sein und alle Aufgaben der Verwaltungseinheit umfassen. Es muss angemessen detailliert und ausbaufähig sein sowie eine einheitliche Systematik aufweisen.
2Um eine automatisiert gesteuerte Bewirtschaftung der Informationen im gesamten Lebenszyklus zu ermöglichen, werden Metadaten vergeben betreffend Federführung, Aufbewahrungsfrist, Datenschutz, Klassifizierung, Zugriffsrecht und Archivwürdigkeit.
Art. 9Vernichtung nicht archivwürdiger Informationen#
Nicht archivwürdige Informationen können nach Ablauf der von der Verwaltungseinheit festgelegten Aufbewahrungsfrist vernichtet werden, sofern nicht aufgrund anderer Erlasse eine längere Aufbewahrung vorgeschrieben ist.
Art. 10Organisationsvorschriften#
1Die Verwaltungseinheiten erlassen Organisationsvorschriften.
2Die Organisationsvorschriften regeln den Aufbau und den Ablauf der Geschäftsverwaltung durch die Zuweisung von Aufgaben, Zuständigkeiten, Verfahren und Mitteln.
3Die Verwaltungseinheiten führen ihre Organisationsvorschriften laufend nach.
4Sie überprüfen regelmässig, ob ihre Organisationsvorschriften eingehalten werden.
3. Abschnitt · Informations- und Datenschutz
Art. 11Bearbeitung von klassifizierten Informationen#
1Informationen, die nach Artikel 19 der Informationssicherheitsverordnung vom 8. November 2023note als VERTRAULICH klassifiziert sind, werden in Geschäftsverwaltungssystemen verschlüsselt.
2Informationen, die nach Artikel 20 der Informationssicherheitsverordnung als GEHEIM klassifiziert sind, dürfen nicht in Geschäftsverwaltungssystemen bearbeitet werden.
Art. 12Für den Datenschutz verantwortliches Bundesorgan#
Jede Verwaltungseinheit ist für den Datenschutz in Bezug auf ihr Geschäftsverwaltungssystem verantwortlich.
4. Abschnitt · GEVER-Strategie und Zuständigkeiten in der Bundesverwaltung
Art. 15GEVER-Strategie#
1Die Bundeskanzlerin oder der Bundeskanzler bestimmt auf Antrag des Bereichs digitale Transformation und IKT-Lenkung der Bundeskanzlei (Bereich DTI der BK) und nach Anhörung der Generalsekretärenkonferenz (GSK) die Strategie des Bundes im Bereich der Geschäftsverwaltung der Bundesverwaltung (GEVER-Strategie).
2Die Erarbeitung und die Umsetzung der GEVER-Strategie werden vom Bereich DTI der BK koordiniert.
Art. 17Fachgruppe GEVER Bund#
1Die Fachgruppe GEVER Bund setzt sich zusammen aus einer Vertreterin oder einem Vertreter der Fachstelle GEVER Bund sowie aus einer Vertreterin oder einem Vertreter jedes Departements und der Bundeskanzlei. Die Vertreterin oder der Vertreter der Fachstelle GEVER Bund hat den Vorsitz.note
2Die Vertreterinnen und Vertreter der Departemente und der Bundeskanzlei müssen:
a.die operative GEVER-Verantwortung in ihrem Departement beziehungsweise in der Bundeskanzlei tragen;
b.die Geschäftssicht ihres Departements beziehungsweise der Bundeskanzlei vertreten; und
c.als ständige Vertreterinnen und Vertreter bestimmt werden.
3Jedes Mitglied der Fachgruppe verfügt über eine Stimme. Bei Stimmengleichheit hat die oder der Vorsitzende den Stichentscheid.
4Mit beratender Stimme nimmt je eine Vertreterin oder ein Vertreter des Bundesarchivs und des Information Service Center des Eidgenössischen Departements für Wirtschaft, Bildung und Forschung (ISCeco) an den Sitzungen teil. Fallweise können weitere Personen zur Beratung beigezogen werden.note
5Die Fachgruppe unterstützt die Fachstelle GEVER Bund bei:
a.der Umsetzung der GEVER-Geschäftsstrategie;
b.der Einschätzung und Konsolidierung der Geschäftsanforderungen an das standardisierte GEVER;
c.der Erstellung und Aktualisierung des GEVER-Leitfadens.
6Sie bereitet die Entscheide des Bereichs DTI der BK betreffend das standardisierte GEVER vor, namentlich Entscheide über die fachliche Konfiguration und über die Priorisierung der Geschäftsanforderungen.note
Art. 18Fachstelle GEVER Bund#
1Die Bundeskanzlei führt die Fachstelle GEVER Bund.
2Die Fachstelle hat namentlich folgende Aufgaben:
a.Sie bereitet die Geschäfte der Fachgruppe GEVER Bund vor und erfüllt die ihr von der Fachgruppe erteilten Aufträge.
b. und c.…
d.Sie nimmt Geschäftsanforderungen an das standardisierte GEVER auf Stufe der Departemente und der Bundeskanzlei auf, prüft diese insbesondere auf deren Beitrag zur Umsetzung der GEVER-Geschäftsstrategie und nimmt eine Konsolidierung sowie Priorisierung der Anforderungen zuhanden der Fachgruppe GEVER Bund vor. Sie nimmt die Interessen für die Umsetzung der Geschäftsanforderungen im IKT-Standarddienst GEVER aus Geschäftssicht wahr.
e.Sie initiiert, begleitet und koordiniert Vorhaben zur Identifikation und Umsetzung von verwaltungseinheitsübergreifenden Geschäftsprozessen und E-Government-Vorhaben, die ganz oder teilweise mit dem standardisierten GEVER abgewickelt werden können. Sie unterstützt die Verwaltungseinheiten bei entsprechenden Umsetzungsvorhaben und stellt insbesondere die Aktualisierung der dazu notwendigen Konfigurationen des standardisierten GEVER sicher.
f.Sie nimmt Anforderungen an die bundesweit geltende fachliche Konfiguration des standardisierten GEVER auf Stufe der Departemente und der Bundeskanzlei auf und stellt zuhanden der Fachgruppe GEVER Bund Änderungsanträge. Sie nimmt die Interessen für die Umsetzung der fachlichen Konfiguration im standardisierten GEVER wahr.
g.Sie nimmt Anforderungen an die bundesweit geltenden Dokumentvorlagen des standardisierten GEVER auf Stufe der Departemente und der Bundeskanzlei auf, stimmt diese mit der Fachstelle CD Bund und den Fachämtern ab und stellt zuhanden der Fachgruppe GEVER Bund Änderungsanträge. Sie organisiert Schulungen zur Verwendung der Vorlagen, berät und unterstützt die Vorlagenverantwortlichen der Departemente und der Bundeskanzlei bei der Umsetzung spezifischer Vorlagen und verwaltet das zentrale Vorlagenmanagement.
h.Sie erstellt und pflegt den GEVER-Leitfaden; dieser gibt den Verwaltungseinheiten Empfehlungen ab zum Umgang mit dem standardisierten GEVER und stellt ihnen Erfahrungen zur Verfügung.
i.Sie organisiert Anlässe zur Förderung des Erfahrungsaustauschs.
j.Sie erstellt und aktualisiert die verwaltungseinheitsneutralen Schulungsunterlagen für das standardisierte GEVER und stellt diese allen Verwaltungseinheiten zur Verfügung.
k.Sie erstellt jährlich zuhanden des Bundesrates den «Tätigkeitsbericht GEVER Bund».
3Sie arbeitet mit Organisationen und Partnern im Bereich der elektronischen Geschäftsverwaltung zusammen und vertritt den Bund in entsprechenden Organisationen.
4Sie kann zur Erfüllung ihrer Aufgaben temporäre Arbeitsgruppen einsetzen. Die Departemente und die Bundeskanzlei benennen ihre Vertreterinnen und Vertreter.
5. Abschnitt · Schlussbestimmungen
Art. 19Aufhebung eines anderen Erlasses und von Weisungen#
Es werden aufgehoben:
a.die GEVER-Verordnung vom 30. November 2012note;
b.die Weisungen des EDI vom 13. Juni 1999note über die Aktenführung in der Bundesverwaltung.
Art. 21Übergangsbestimmung#
1Nicht standardisierte Geschäftsverwaltungssysteme können bis zum Ende ihres Lebenszyklus gestützt auf diese Verordnung genutzt werden, auch wenn die Voraussetzungen nach Artikel 3 Absatz 2 nicht erfüllt sind, sofern beim Inkrafttreten dieser Verordnung:
a.ihr Betrieb schon aufgenommen worden ist; oder
b.ihre Erneuerung oder Beschaffung nur noch mit unverhältnismässigem Aufwand abgebrochen werden kann.
2Absatz 1 kann nicht angerufen werden für Systeme, die im Rahmen des Programms GENOVA durch das standardisierte GEVER abgelöst werden sollen.
Source: Fedlex, the publication platform for federal law (www.fedlex.admin.ch), Swiss Federal Chancellery. Only the official publications are authoritative.