Verordnung über das Datenbearbeitungssystem «e-vent» der Kommunikation EDA

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Ingress

Der Schweizerische Bundesrat,gestützt auf Artikel 57h^ter des Regierungs- und Verwaltungsorganisationsgesetzes vom 21. März 1997^note (RVOG),^noteverordnet:

1. Abschnitt · Allgemeine Bestimmungen

Art. 1Gegenstand#

Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung des Datenbearbeitungssystems «e-vent» (System) der Kommunikation des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten (Kommunikation EDA) im Generalsekretariat des EDA.

Art. 2Zweck#

Das System dient der Kommunikation EDA^note zur Wahrnehmung ihrer Aufgaben im Rahmen der Planung, Organisation und Durchführung von Konferenzen und Veranstaltungen.

Art. 3Verantwortliche Behörde#

Die Kommunikation EDA trägt die Verantwortung für das System.

Art. 4Struktur#

Das System besteht aus einer Datenbank und je einem Online-Portal für den Zugriff von innerhalb und von ausserhalb des EDA.

2. Abschnitt · Daten und Datenbearbeitung

Art. 5Personen und bearbeitete Daten#

1Das System enthält Daten von Teilnehmerinnen und Teilnehmern von Konferenzen und Veranstaltungen.

2Welche Daten erfasst werden, ist im Anhang geregelt.

Art. 6Herkunft der Daten und Bearbeitungsrechte#

1Die Daten werden von den Teilnehmerinnen und Teilnehmern oder von der Kommunikation EDA erfasst.

2Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer verfügen für die eigenen Daten im System über vollständige Bearbeitungsrechte.

3Die Kommunikation EDA verfügt für alle Daten im System über vollständige Bearbeitungsrechte.

4Die Einheit für Informatik des EDA verfügt über diejenigen Zugriffsrechte, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig sind.

5Alle Bearbeitungsrechte werden im Abrufverfahren ausgeübt.

6Die Daten gemäss Anhang dürfen an Dritte weitergegeben werden, soweit diese die Daten zu Organisations- und Reservationszwecken benötigen.

Art. 7Dokumente#

Im System können alle Dokumente zu Konferenzen, Veranstaltungen und den daran teilnehmenden Personen im Rahmen des Zwecks dieser Verordnung erfasst werden.

Art. 8Aufbewahrung, Archivierung und Vernichtung von Daten#

1Datensätze von Personen werden spätestens zehn Jahre nach der letzten Bearbeitung vernichtet.

2Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Archivierungsgesetzgebung.

3. Abschnitt · Betrieb und Zugriffsberechtigungen

Art. 9Technischer Betrieb und Systemverwaltung#

1Die Einheit für Informatik des EDA ist für den technischen Betrieb des Systems verantwortlich.

2Die Systemadministratorin oder der Systemadministrator gehört der Einheit für Informatik des EDA an. Sie oder er verwaltet das Computersystem, die Datenbank und die Anwendungen.

3Die oder der Anwendungsverantwortliche gehört der Kommunikation EDA an. Sie oder er bildet die Schnittstelle zwischen der Systemadministratorin oder dem Systemadministrator und den Benutzerinnen und Benutzern.

Art. 10Erteilung der Zugriffsberechtigung#

1Die oder der Anwendungsverantwortliche erteilt den Benutzerinnen und Benutzern des Systems die individuellen Zugriffsrechte.

2Die Kommunikation EDA überprüft jährlich, ob die Voraussetzungen für die Zugriffsberechtigungen weiterhin bestehen.

4. Abschnitt · Datensicherheit

Art. 11Sorgfaltspflichten#

1Die Kommunikation EDA sorgt dafür, dass die Daten im System vorschriftsgemäss bearbeitet werden.

2Sie stellt sicher, dass die Personendaten richtig, vollständig und nachgeführt sind.

Art. 12Bearbeitungsreglement#

Die Kommunikation EDA erlässt ein Bearbeitungsreglement. Dieses enthält die organisatorischen und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit sowie zur Kontrolle der Datenbearbeitung.

Art. 13Protokollierung#

1Die Zugriffe auf das System und die Bearbeitungen werden laufend protokolliert.

2Die Protokolle werden während einem Jahr getrennt vom System, in welchem die Personendaten bearbeitet werden, aufbewahrt.^note

5. Abschnitt · Inkrafttreten

Art. 14 #

Diese Verordnung tritt am 1. Dezember 2018 in Kraft.

Source: Fedlex, the publication platform for federal law (www.fedlex.admin.ch), Swiss Federal Chancellery. Only the official publications are authoritative.