Contents
Ingress
Der Schweizerische Bundesrat,gestützt auf Artikel 57hter des Regierungs- und Verwaltungsorganisationsgesetzes vom 21. März 1997note (RVOG),noteverordnet:
1. Abschnitt · Allgemeine Bestimmungen
Art. 1Gegenstand#
Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung des automatisierten Datenbearbeitungssystems (System) des Sprachdienstes des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten (Sprachdienst EDA).
Art. 2Zweck des Systems#
Das System dient dem Sprachdienst EDA zur:
a.Entgegennahme und Lieferung von Aufträgen für Sprachdienstleistungen von Kundinnen und Kunden (Art. 5 Abs. 1 Bst. a) über das Online-Portal;
b.Erfassung und Verwaltung von Aufträgen;
c.Zuteilung von Aufträgen an interne und externe Übersetzerinnen und Übersetzer;
d.Ressourcenverwaltung;
e.Erstellung von Statistiken und Berichten;
f.Auftragsüberwachung;
g.Nachvollziehbarkeit der Auftragserteilung und -bearbeitung.
2. Abschnitt · Daten und Bearbeitungsrechte
Art. 5Im System erfasste Personendaten#
1Das System enthält Daten von folgenden Personen:
a.Angestellten des EDA, die Sprachdienstleistungen in Auftrag geben (Kundinnen und Kunden);
b.Angestellten des Sprachdienstes EDA;
c.mandatierten externen Übersetzerinnen und Übersetzern.
2Die Daten sind im Anhang aufgeführt.
Art. 6Herkunft der Daten und Bearbeitungsrechte#
1Für die Kundinnen und Kunden und die Angestellten des Sprachdienstes EDA stammen die E-Mail-Adresse sowie die Angaben zur Organisationseinheit aus dem vom Bundesamt für Informatik und Telekommunikation betriebenen zentralen Identitätsspeicher nach Artikel 13 Absätze 1 und 4 der Verordnung vom 19. Oktober 2016note über Identitätsverwaltungs-Systeme und Verzeichnisdienste des Bundes. Diese Daten können nicht verändert werden. Die Angaben zum Einsatz der Angestellten des Sprachdienstes EDA werden durch den Sprachdienst EDA erfasst.
2Für die externen Übersetzerinnen und Übersetzer erfolgt die Erfassung der E‑Mail-Adresse sowie der Angaben zum Einsatz durch den Sprachdienst EDA.
3Die weiteren Daten werden von den Betroffenen selber erfasst; sie können diese jederzeit bearbeiten.
4Die weiteren Bearbeitungsrechte sind im Anhang aufgeführt.
5Die Einheit für Informatik des EDA verfügt über diejenigen Bearbeitungsrechte, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig sind.
6Alle Bearbeitungsrechte werden im Abrufverfahren ausgeübt.
Art. 8Vernichtung von Datensätzen#
1Die Daten werden unter Vorbehalt von Absatz 2 zwölf Monate nach dem letzten Zugriff vernichtet.
2Die folgenden Daten werden zehn Jahre nach dem letzten Zugriff vernichtet:
a.Name;
b.Vorname;
c.zweiter Vorname;
d.E-Mail-Adresse (Login-Name);
e.Angaben zur Organisationseinheit;
f.Firmenname.
3. Abschnitt · Zugriffsberechtigungen und Betrieb
Art. 9Technischer Betrieb und Systemverwaltung#
1Die Einheit für Informatik des EDA ist für den technischen Betrieb des Systems verantwortlich.
2Die Systemadministratorin oder der Systemadministrator verwaltet das Computersystem, die Datenbank und die Anwendungen.
3Die oder der Anwendungsverantwortliche bildet die Schnittstelle zwischen der Systemadministratorin oder dem Systemadministrator und den Benutzerinnen und Benutzern. Sie oder er gehört dem Sprachdienst EDA an.
4. Abschnitt · Datensicherheit
Art. 11Sorgfaltspflichten#
1Der Sprachdienst EDA sorgt dafür, dass die Personendaten im System vorschriftsgemäss bearbeitet werden.
2Er stellt sicher, dass die Daten richtig, vollständig und nachgeführt sind.
5. Abschnitt · Inkrafttreten
Source: Fedlex, the publication platform for federal law (www.fedlex.admin.ch), Swiss Federal Chancellery. Only the official publications are authoritative.