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Ingress
Der Schweizerische Bundesrat,gestützt auf Artikel 29 Absatz 1 Buchstabe a des Bundesgesetzes vom 18. Dezember 2020note über die Bearbeitung von Personendaten durch das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten und Artikel 63 Absatz 2 des Auslandschweizergesetzes vom 26. September 2014note (ASG),noteverordnet:
1. Abschnitt · Allgemeine Bestimmungen
Art. 1Gegenstand#
Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung des Informationssystems E‑VERA (E-VERA) des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten (EDA).
Art. 2Zweck des Informationssystems#
Das E-VERA dient dem EDA zur Erfüllung der konsularischen Aufgaben durch die schweizerischen Vertretungen im Ausland (Vertretungen) und die Konsularische Direktion (KD), insbesondere betreffend:
a.die Führung des Auslandschweizerregisters;
b.die Kommunikation mit den Auslandschweizerinnen und Auslandschweizern;
c.die Verwaltung und den Versand von Publikationen;
d.die Erstellung von Auswertungen und Statistiken;
edie Bewältigung von Krisen und Katastrophen;
f.die Unterstützung der Schweizerischen Ausgleichskasse (SAK) im Rahmen der freiwilligen Versicherung nach Artikel 2 des Bundesgesetzes vom 20. Dezember 1946note über die Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHVG) und Artikel 3 der Verordnung vom 26. Mai 1961note über die freiwillige Alters-, Hinterlassenen- und Invalidenversicherung.
2. Abschnitt · Datenbearbeitung
Art. 5Im E-VERA erfasste Personen#
1Im E-VERA werden die Daten folgender Personen bearbeitet:
a.Auslandschweizerinnen und Auslandschweizer;
b.Ehepartnerinnen und Ehepartner sowie eingetragene Partnerinnen und Partner von Personen nach Buchstabe a;
c.Kinder von Personen nach den Buchstaben a und b;
d.ausländische Eltern von minderjährigen Auslandschweizerinnen und Auslandschweizern;
e.Personen und deren Angehörige, für welche die Schweiz Schutzfunktionen übernimmt oder für welche sie den Schutz fremder Interessen wahrnimmt.
2Die Bearbeitung der Daten erfolgt nach Anhang 1.
Art. 6Erfassung und Überprüfung der Daten#
1Sämtliche Daten des E-VERA werden von den Vertretungen erfasst. Das System teilt jeder Person automatisch eine Nummer zu.
1bisDie Schweizer Einwohnergemeinden können dem E-VERA den Wegzug ins Ausland (Art. 12 Abs. 4 ASG) oder den Zuzug in die Schweiz (Art. 13 Abs. 3 ASG) von Personen nach Artikel 5 Buchstaben a–d elektronisch melden. Die Daten über den Zuzug in die Schweiz werden in das E-VERA übernommen.note
1terDas E-VERA überprüft, ob die im E-VERA erfassten Daten zur Identität mit den im Personenstandsregister (Art. 39 des Zivilgesetzbuchsnote) erfassten Daten übereinstimmen. Im E-VERA falsch erfasste Daten werden im E-VERA berichtigt und fehlende Daten ergänzt.note
2Die im E-VERA erfassten AHV-Nummern werden nach den Artikeln 133bis und 134quater der Verordnung vom 31. Oktober 1947note über die Alters- und Hinterlassenenversicherung verifiziert und gegebenenfalls berichtigt. Personen ohne AHV-Nummer weist die Zentrale Ausgleichsstelle (ZAS) die AHV-Nummer zu.note
3Das E-VERA überprüft mittels Online-Abfrage, ob im E-VERA erfasste Personen wegen eines Verbrechens oder Vergehens im automatisierten Polizeifahndungssystem (RIPOL) verzeichnet sind. Das Resultat der Abfrage wird im E-VERA nicht gespeichert.
Art. 7Bearbeitungsrechte#
1Die Vertretungen und die KD verfügen für alle Daten im E-VERA über sämtliche Bearbeitungsrechte.
2Die Personen nach Artikel 5 können die Daten nach Anhang 1, die sie oder ihre im gleichen Haushalt lebenden Angehörigen betreffen, im Rahmen ihrer Zugriffsrechte über den Online-Schalter einsehen; sie können konsularische Dienstleistungen sowie die Änderung unrichtiger oder nicht mehr aktueller Daten beantragen und Dokumente elektronisch über den Online-Schalter übermitteln.note
3Die folgenden Stellen können für die nachstehenden Zwecke die Daten nach Anhang 1 im Abrufverfahren einsehen:
a.die Abteilung Datenschutz, Informationssicherheit und Informationszugang des EDA: zur Erteilung von Auskünften bei Anfragen in ihrem Zuständigkeitsbereich;
b.die Interne Revision EDA: zur Vorbereitung und Durchführung von Audits auf Auslandvertretungen;
c.…
d.das Passbüro EDA: zum Auffinden von Inhaberinnen und Inhabern von Diplomaten- und Dienstpässen im Ausland;
e.die SAK: zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben im Bereich der Alters- und Hinterlassenenversicherung sowie der Invalidenversicherung;
f.die ZAS: zur Zuweisung der AHV-Nummernote.
4Die Einheit für Informatik des EDA verfügt über diejenigen Zugriffsrechte, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig sind.
5Die für das Stimmregister zuständigen Behörden verfügen für den Online-Schalter über diejenigen Zugriffsrechte, die für den Bezug von Meldungen zu Änderungen betreffend das Stimmrecht notwendig sind.note
Art. 8Bekanntgabe von Daten#
1Die Vertretungen und die KD können im E-VERA erfasste Daten von Personen, die von einer Krise oder Katastrophe betroffen sind, Rettungskräften, ausländischen Vertretungen und lokalen Behörden bekannt geben, wenn dies im Interesse der Betroffenen ist.
2Den folgenden Stellen werden die Daten nach Anhang 1 automatisch und verschlüsselt übermittelt:
a.dem Bundesamt für Statistik: im Rahmen der Bundesstatistikverordnung vom 30. April 2025note und der Registerharmonisierungsverordnung vom 21. November 2007note;
b.der SAK: zur Vornahme der den Vertretungen gemeldeten Mutationen, die Dossiers betreffen, die von der SAK verwaltet werden;
c.der ZAS: zur Verifizierung und Zuweisung der AHV-Nummer.
3Die Vertretungen und die KD können im E-VERA erfasste Daten anderen Behörden bekannt geben, sofern diese die Daten zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.
4Den für das Stimmregister zuständigen Behörden werden Meldungen zu Änderungen betreffend das Stimmrecht automatisch und verschlüsselt übermittelt oder über den Online-Schalter bereitgestellt.note
Art. 8aBearbeitung von Dokumenten#
Die Ablage von Dokumenten, die im E-VERA bearbeitet werden, erfolgt im jeweiligen Geschäftsverwaltungssystem. Im E-VERA werden sie im Anschluss an die Bearbeitung gelöscht.
Art. 9Vernichtung von Daten#
1Fünf Jahre nach der Erfassung einer der folgenden Angaben, spätestens aber nach Vollendung des 115. Altersjahrs, werden die Daten der betreffenden Person vernichtet:note
a.abgemeldet;
b.gestorben;
c.tot geboren;
d.Tod ohne Todesurkunde;
e.verschollen.
2Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Archivierungsgesetzgebung des Bundes.
3. Abschnitt · Zugriffsberechtigungen und Betrieb
Art. 10Erteilung der Zugriffsberechtigung#
1Die oder der Anwendungsverantwortliche erteilt den Benutzerinnen und Benutzern des E-VERA die individuellen Zugriffsrechte.
2Die KD überprüft jährlich, ob die Voraussetzungen für die Zugriffsberechtigungen weiterhin erfüllt sind.
Art. 11Technischer Betrieb und Systemverwaltung#
1Die Einheit für Informatik des EDA ist für den technischen Betrieb des E-VERA verantwortlich.
2Die Systemadministratorin oder der Systemadministrator verwaltet das Computersystem, die Datenbank und die Anwendungen.
3Die oder der Anwendungsverantwortliche bildet die Schnittstelle zwischen der Systemadministratorin oder dem Systemadministrator und den Benutzerinnen und Benutzern. Sie oder er gehört der KD an.
Art. 12Schnittstellen#
1Das E-VERA verfügt über eine Schnittstelle zum Informationssystem EDAssist+.
2Anhang 2 enthält die Angabe der Daten, die vom E-VERA an das Informationssystem EDAssist+ übermittelt werden, und legt die Periodizität der Übermittlung fest.
3Dokumente nach Artikel 7 Absatz 2 werden über eine Schnittstelle an das EDAssist+ übermittelt, sofern dies zur Erfüllung der Aufgaben nach Artikel 3 der Verordnung vom 18. Juni 2021note über die konsularischen Informationssysteme des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten erforderlich ist.
4Zur Erstellung elektronischer Personendossiers im standardisierten Geschäftsverwaltungssystem GEVER werden die erforderlichen Daten über eine Schnittstelle an GEVER übermittelt.
4. Abschnitt · Datensicherheit
Art. 13Sorgfaltspflichten#
1Die KD und die Vertretungen sorgen dafür, dass die Personendaten im E-VERA vorschriftsgemäss bearbeitet werden.
2Sie stellen sicher, dass die Personendaten richtig, vollständig und nachgeführt sind.
Art. 14Datensicherheit#
1Die Informationssicherheit richtet sich nach:note
a.der Datenschutzverordnung vom 31. August 2022note;
b.der Informationssicherheitsverordnung vom 8. November 2023note;
c.…
2Die KD erlässt ein Bearbeitungsreglement. Dieses enthält die organisatorischen und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit sowie zur Kontrolle der Datenbearbeitung.
5. Abschnitt · Schlussbestimmungen
Source: Fedlex, the publication platform for federal law (www.fedlex.admin.ch), Swiss Federal Chancellery. Only the official publications are authoritative.