Verordnung über das Informationssystem VIP-Service

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Ingress

Der Schweizerische Bundesrat,gestützt auf das Regierungs- und Verwaltungsorganisationsgesetz vom 21. März 1997^note,verordnet:

1. Abschnitt · Allgemeine Bestimmungen

Art. 1Gegenstand#

Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung des Informationssystems VIP-Service (IVIPS) des Protokolls des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten (EDA) im Staatssekretariat des EDA.

Art. 2Zweck und Funktionalitäten des IVIPS#

1Das IVIPS dient dem Protokoll EDA zur Wahrnehmung seiner Aufgaben im Rahmen der Bewilligung des VIP-Services an Flughäfen.

2Dazu schafft es die Möglichkeit, dass:

a.die für die Schweiz zuständigen ausländischen Vertretungen das VIP-Antragsformular für die Würdenträgerinnen und Würdenträger direkt online ausfüllen;

b.die für die Schweiz zuständigen ausländischen Vertretungen die zum Antrag gehörende Verbalnote übermitteln;

c.die Anträge elektronisch verarbeitet und an die involvierten Stellen gemäss Artikel 7 Absatz 4 weitergeleitet werden können;

d.die Anträge für die Nachvollziehbarkeit archiviert werden können;

e.die Anträge mittels eines elektronischen Stempels genehmigt werden können.

Art. 3Verantwortliche Behörde#

Das Protokoll EDA trägt die Verantwortung für das IVIPS.

2. Abschnitt · Daten und Datenbearbeitung

Art. 4Personen#

Im IVIPS werden Daten bearbeitet von Personen gemäss Anhang und von den entsprechenden für die Schweiz zuständigen ausländischen Vertretungen.

Art. 5Bearbeitete Daten#

Im IVIPS werden folgende Daten bearbeitet:

avon den Personen gemäss Anhang Ziffern 1–5:

1.Vor- und Nachname sowie Titel,

2.Grund des Besuchs,

3.Ankunft-/Abflugdaten, Flughafen und Flugnummern,

4.bei offiziellen Besuchen die einladende Stelle oder Person,

5.Angaben zur für die Schweiz zuständigen ausländischen Vertretung;

b.von den Personen gemäss Anhang Ziffer 6:

1.Vor- und Nachname sowie Passnummer,

2.Ankunft-/Abflugdaten, Flughafen und Flugnummern,

3.Angaben über Bewaffnung (Marke und Kaliber der Schusswaffe sowie Munition),

4.Angaben zur für die Schweiz zuständigen ausländischen Vertretung.

Art. 6Dokumente#

Im IVIPS können alle Dokumente zu elektronisch gespeicherten Geschäften erfasst werden.

Art. 7Bearbeitungsrechte#

1Die Daten werden von den für die Schweiz zuständigen ausländischen Vertretungen erfasst und können von diesen bearbeitet werden, solange der Antrag nicht bewilligt oder abgelehnt ist.

2Die Einheit für Informatik des EDA kann alle Daten im IVIPS bearbeiten, soweit dies für die Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig ist.

3Die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Protokoll EDA haben das Recht, alle Daten im IVIPS zu bearbeiten.

4Die folgenden Stellen können für die nachstehenden Zwecke alle Daten im IVIPS einsehen (Leserecht):

a.das Bundesamt für Polizei: für die Gewährleistung der Sicherheit der Personen gemäss Anhang und die Instruktion der Polizeikorps an den Flughäfen;

b.die Schweizer Flughäfen: für die Bereitstellung des VIP-Service;

c.das Bundesamt für Zivilluftfahrt: für die Erteilung von Lande- und Startbewilligungen (Diplomatic clearances);

d.die Abteilungen der Politischen Direktion des EDA: bei offiziellen Besuchen zur Entnahme der Namen der Delegationsmitglieder oder sonstiger relevanter Informationen;

e.das Bundesamt für Kommunikation: für die Zuteilung von Funkfrequenzen für Bodyguards;

f.das Zollinspektorat Bern: für die Regelung der Zollformalitäten.

5Alle Bearbeitungsrechte werden im Abrufverfahren ausgeübt.

Art. 8Erteilung der Zugriffsberechtigung#

1Die oder der Anwendungsverantwortliche erteilt den Benutzerinnen und Benutzern des IVIPS die individuellen Zugriffsrechte.

2Sie oder er überprüft mindestens einmal jährlich, ob die Voraussetzungen für die Zugriffsberechtigungen weiterhin bestehen.

Art. 9Technischer Betrieb und Systemverwaltung#

1Die Einheit für Informatik des EDA ist für den technischen Betrieb des IVIPS verantwortlich.

2Die Systemadministratorin oder der Systemadministrator verwaltet das Computersystem, die Datenbank und die Anwendungen des IVIPS.

3Die oder der Anwendungsverantwortliche bildet die Schnittstelle zwischen der Systemadministratorin oder dem Systemadministrator und den Benutzerinnen und Benutzern. Sie oder er ist beim Protokoll EDA angestellt.

3. Abschnitt · Datenschutz und Informationssicherheit

Art. 10Sorgfaltspflichten#

1Das Protokoll EDA sorgt dafür, dass die Personendaten im IVIPS vorschriftsgemäss bearbeitet werden.

2Es stellt sicher, dass die Personendaten im IVIPS richtig, vollständig und nachgeführt sind.

Art. 11Datensicherheit#

1Die Daten- und die Informationssicherheit richten sich nach:^note

a.der Datenschutzverordnung vom 31. August 2022^note;

b.der Informationssicherheitsverordnung vom 8. November 2023^note.

2Das Protokoll EDA erlässt ein Bearbeitungsreglement. Dieses regelt die organisatorischen und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit sowie die Kontrolle der Datenbearbeitung.